20.01.2021 Effizienz und Sicherheit bei Digitalisierung von Vermögen/Immobilien
Wer die Verantwortung für das das Vermögen einer Stiftung trägt, prüft jede Entscheidung mehr als zwei Mal. Strenge Regularien, Meldeanforderungen und die häufig zweckgebundene Verwendung der anvertrauten Mittel verlangen ein besonderes Maß an Sorgfalt und Integrität. Deshalb ist es wenig überraschend, dass der überwiegende Teil der Stiftungen in Deutschland auch Veränderungen und Innovationen, wie der Digitalisierung von Arbeitsprozessen, bisher eher skeptisch gegenüberstand. Das hat sich mit der Covid-19-Krise geändert. Denn die bewährten Verfahren und Entscheidungsprozesse, die in „normalen“ Zeiten hervorragend funktionierten, haben sich unter Pandemiebedingungen als Problem erwiesen. Und eine einfache Umstellung auf digitale Formate, wie zum Beispiel ZOOM-Meetings war, anders als in vielen anderen Branchen, aufgrund des komplexen Stiftungsrechts nicht realisierbar. Höchste Zeit also, Verfahren und Prozesse auch im komplexen Stiftungskontext digital zu organisieren. Tatsächlich existieren bereits einige ausgereifte Lösungen, die den hohen Anforderungen an die Stiftungsverwaltung gerecht werden.
Mehr als 20.000 Stiftungen sind aktuell in Deutschland aktiv. Die nachweislich ältesten von ihnen wurden bereits in 12. Jahrhundert gegründet und verfolgen bis heute ihren damals festgelegten Zweck. An der Beliebtheit von Stiftungen hat sich bis heute nichts geändert. So wurden in Deutschland zum Beispiel im Jahr 2007 1.134 neue Stiftungen gegründet. Dabei unterscheiden sich die zahlreichen Stiftungen sowohl in ihrem Zweck und ihrer Rechtsform als auch in der Struktur der verwalteten Vermögen. Allen gemeinsam sind aber besondere Melde- und Dokumentationsanforderungen, sei es gegenüber Eigentümern, diversen öffentlich oder privaten Zuwendungsgebern, den Finanzbehörden oder staatlichen Aufsichtsstellen. Um all diesen Regeln gerecht zu werden, haben viele Stiftungen ein umfangreiches und maßgeschneiderte internes Regelwerk zur Steuerung sämtlicher Prozesse etabliert. Unter Pandemiebedingungen waren diese z.T. seit Jahrzehnten bewährten Arbeitsabläufe nicht oder nur unter größten Schwierigkeiten einzuhalten. Um in Zukunft flexibler reagieren zu können, beginnen nun mehr und mehr Stiftungen, digitale Strukturen aufzubauen, die den eigenen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Wegen der ausgeprägten Heterogenität im Stiftungsbereich ist diese digitale Transformation allerdings kaum mit einfachen Standardlösungen zu realisieren.
Basismodule plus kompetente Individualisierung
Trotzdem müssen natürlich auch für Stiftungen keine komplett neuen Anwendungen entwickelt werden. Kompetente Anbieter halten leistungsfähige Lösungen für diverse Aufgabenbereiche, wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung oder die Dokumentation der Mittelverwendung bereit, die dann individuell an die speziellen Anforderungen einzelner Stiftungen angepasst werden können.
Kompetenz und Knowhow im Stiftungswesen
Denn tatsächlich unterscheiden sich Stiftungen erheblich in ihren Formen. So gibt es etwa Stiftungen bürgerlichen Rechts, Trägerstiftungen, Verbrauchsstiftungen, Stiftungen öffentlichen Rechts und viele mehr. Diese unterschiedlichen Stiftungsformen bestimmen sowohl den Handlungsrahmen als auch die rechtlichen Regularien, denen die einzelnen Organisationen entsprechen müssen. Dazu kommen, zum Beispiel bei gemeinnützigen Stiftungen, die Vorgaben einzelner Zuwendungsgeber, die sich dazu regelmäßig ändern.
Diese komplexen Anforderungen und die daraus resultierenden Prozesse mit digitalen Lösungen abzubilden, erfordert ein hohes Maß an Branchenkompetenz und Erfahrung. Ziel muss es schließlich auch sein, die digitale Transformation in einem vernünftigen Zeit- und Kostenrahmen umzusetzen. Stiftungen sind deshalb gut beraten, auf die langfristige Zusammenarbeit mit einem ebenso erfahrenen wie kompetenten Digitalisierungspartner zu setzen.
Stiftungs- und Immobilienverwaltung aus einer Hand
Neben der Verwendung bereitgestellter Mittel gehören auch die Verwaltung und möglichst ertragreiche Bewirtschaftung des Stiftungsvermögens zu den zentralen Aufgaben der Stiftungsverantwortlichen. Viele Stiftungen verfolgen dabei eine eher defensive Strategie, in der Immobilieninvestitionen eine zentrale Rolle einnehmen. Besonders geeignet sind in solchen Konstellationen Software-Lösungen, die neben den Stiftungsvorgaben auch den besonderen Anforderungen der Immobilienwirtschaft gerecht werden. So kann eine nahtlose Datenverarbeitung sichergestellt werden.
Rechtssicherheit, Flexibilität, Convenience
Transparenz und rechtlich unanfechtbare Verfahren sind zentrale Aspekte sowohl im Stiftungsrecht als auch in der professionellen Immobilienverwaltung. Bisher haben klar definierte analoge Verfahren sichergestellt, dass diese Anforderungen erfüllt wurden. Doch inzwischen existieren auch intelligente digitale Lösungen, die alle organisatorischen und juristischen Vorgaben erfüllen und gleichzeitig für maximale Flexibilität und Bequemlichkeit sorgen.
Digitales Dokumentenmanagement für mehr Effizienz
Durch die nahtlose Integration von MS Office 365 bieten diese Lösungen darüber hinaus den Vorteil, dass sämtliche Dokumente - vom Anschreiben bis zu individuellen Abrechnungen - automatisch zugeordnet und zum Beispiel Mietern auf sicheren digitalen Wegen zugestellt werden können. Ein solches Verfahren spart nicht nur Arbeitszeit und Portokosten in der Verwaltung, sondern bietet auch maximale Transparenz für alle Beteiligten.
Neue Prozessstrukturen sorgen für Transparenz und Tempo
Doch auch beim Thema interne Prozesse eröffnet die Digitalisierung zahlreiche Möglichkeiten, den Workflow zeitsparender und effizienter zu organisieren. So ist es zum Beispiel in vielen Unternehmen Usus, eingehende Rechnungen zentral zu sammeln, anschließend durch alle Prüfungsinstanzen zu leiten und sie schließlich nach erfolgter Freigabe zu digitalisieren und zu archivieren. Moderne Verwaltungslösungen unterstützen eine effizientere Arbeitsweise: Hier wird die Rechnung zuerst vom Projektverantwortlichen bearbeitet. Er digitalisiert den Beleg, prüft ihn auf sachliche Richtigkeit und leitet ihn dann digital an die nächste Prüfungsinstanz weiter. So durchläuft eine Forderung digital alle nötigen Instanzen, bevor sie in der Buchhaltung nur noch buchhalterisch geprüft werden muss und der Betrag angewiesen werden kann. Die Erfahrungen zeigen, dass dieses Verfahren jede Menge Zeit und Mitarbeiter-Nerven spart.
Change-Prozesse verlangen Fingerspitzengefühl
Daran dass sich auch Stiftungen digitalisieren müssen, kann angesichts der Pandemie-Erfahrungen und den steigenden Ansprüchen an die Effizienz von Arbeitsprozessen kein Zweifel bestehen. Nichtsdestotrotz ist die Stiftungsbranche, wie oben beschrieben, aus guten Gründen eher konservativ eingestellt. Die Bereitschaft, Strukturen zu verändern, die teils seit Jahrzehnten erfolgreich arbeiten, ist eher schwach ausgeprägt. Und auch viele Mitarbeitende, die sich vor allem einer maximalen Sorgfalt verpflichtet sehen, reagieren auf Neuerungen zunächst abwehrend.
Gleichzeitig zeigt die Erfahrung, dass Change-Projekte, die von den Verantwortlichen und den Mitarbeitenden nicht wirklich mitgetragen werden, sehr häufig scheitern.
Die Auswahl des passenden Digitalisierungspartners ist ein entscheidendes Erfolgskriterium
In dieser etwas ambivalenten Ausgangssituation kann ein kompetenter Digitalisierungspartner wertvolle Unterstützung leisten. Im Idealfall verfügt er nicht nur über hinreichend Branchenerfahrung und ein tiefes Verständnis für die vorherrschenden Denk- und Arbeitsweisen. Vielmehr bietet er darüber hinaus eine Kombination aus Beratungs- und Softwareentwicklungskompetenz an, die eine flexible Anpassung an die individuellen Anforderungen einer Organisation ermöglicht. Und er begleitet den gesamten Digitalisierungsprozess von Beginn an, indem er auch das Management des Change-Projektes je nach Bedarf unterstützt oder komplett übernimmt.
Fazit
Auch unabhängig von der aktuellen Pandemie-Situation wird sich der Digitalisierungsdruck in der Stiftungsbranche aufgrund steigender Effizienzansprüche in den nächsten Jahren deutlich erhöhen. Bereits heute bietet der Markt sehr leistungsfähige und rechtskonforme Lösungen für das digitale Stiftungsmanagement an. Dennoch ist die Entwicklung einer Stiftung zum digitalen Unternehmen ein komplexer und anspruchsvoller Prozess. Erfolgsentscheidend sind deshalb neben der Qualität der Softwarelösung Erfahrung, Branchen- und Beratungskompetenz des ausgewählten Digitalisierungspartners. Um sich einen detaillierten Überblick zu verschaffen, sollten sich Verwaltungen von unterschiedlichen Anbietern, wie beispielsweise der Unternehmensberatung Hübschmann beraten lassen.
Autor: Cora Rosenkranz, IT-Journalistin für Wordfinder
Mehr als 20.000 Stiftungen sind aktuell in Deutschland aktiv. Die nachweislich ältesten von ihnen wurden bereits in 12. Jahrhundert gegründet und verfolgen bis heute ihren damals festgelegten Zweck. An der Beliebtheit von Stiftungen hat sich bis heute nichts geändert. So wurden in Deutschland zum Beispiel im Jahr 2007 1.134 neue Stiftungen gegründet. Dabei unterscheiden sich die zahlreichen Stiftungen sowohl in ihrem Zweck und ihrer Rechtsform als auch in der Struktur der verwalteten Vermögen. Allen gemeinsam sind aber besondere Melde- und Dokumentationsanforderungen, sei es gegenüber Eigentümern, diversen öffentlich oder privaten Zuwendungsgebern, den Finanzbehörden oder staatlichen Aufsichtsstellen. Um all diesen Regeln gerecht zu werden, haben viele Stiftungen ein umfangreiches und maßgeschneiderte internes Regelwerk zur Steuerung sämtlicher Prozesse etabliert. Unter Pandemiebedingungen waren diese z.T. seit Jahrzehnten bewährten Arbeitsabläufe nicht oder nur unter größten Schwierigkeiten einzuhalten. Um in Zukunft flexibler reagieren zu können, beginnen nun mehr und mehr Stiftungen, digitale Strukturen aufzubauen, die den eigenen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Wegen der ausgeprägten Heterogenität im Stiftungsbereich ist diese digitale Transformation allerdings kaum mit einfachen Standardlösungen zu realisieren.
Basismodule plus kompetente Individualisierung
Trotzdem müssen natürlich auch für Stiftungen keine komplett neuen Anwendungen entwickelt werden. Kompetente Anbieter halten leistungsfähige Lösungen für diverse Aufgabenbereiche, wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung oder die Dokumentation der Mittelverwendung bereit, die dann individuell an die speziellen Anforderungen einzelner Stiftungen angepasst werden können.
Kompetenz und Knowhow im Stiftungswesen
Denn tatsächlich unterscheiden sich Stiftungen erheblich in ihren Formen. So gibt es etwa Stiftungen bürgerlichen Rechts, Trägerstiftungen, Verbrauchsstiftungen, Stiftungen öffentlichen Rechts und viele mehr. Diese unterschiedlichen Stiftungsformen bestimmen sowohl den Handlungsrahmen als auch die rechtlichen Regularien, denen die einzelnen Organisationen entsprechen müssen. Dazu kommen, zum Beispiel bei gemeinnützigen Stiftungen, die Vorgaben einzelner Zuwendungsgeber, die sich dazu regelmäßig ändern.
Diese komplexen Anforderungen und die daraus resultierenden Prozesse mit digitalen Lösungen abzubilden, erfordert ein hohes Maß an Branchenkompetenz und Erfahrung. Ziel muss es schließlich auch sein, die digitale Transformation in einem vernünftigen Zeit- und Kostenrahmen umzusetzen. Stiftungen sind deshalb gut beraten, auf die langfristige Zusammenarbeit mit einem ebenso erfahrenen wie kompetenten Digitalisierungspartner zu setzen.
Stiftungs- und Immobilienverwaltung aus einer Hand
Neben der Verwendung bereitgestellter Mittel gehören auch die Verwaltung und möglichst ertragreiche Bewirtschaftung des Stiftungsvermögens zu den zentralen Aufgaben der Stiftungsverantwortlichen. Viele Stiftungen verfolgen dabei eine eher defensive Strategie, in der Immobilieninvestitionen eine zentrale Rolle einnehmen. Besonders geeignet sind in solchen Konstellationen Software-Lösungen, die neben den Stiftungsvorgaben auch den besonderen Anforderungen der Immobilienwirtschaft gerecht werden. So kann eine nahtlose Datenverarbeitung sichergestellt werden.
Rechtssicherheit, Flexibilität, Convenience
Transparenz und rechtlich unanfechtbare Verfahren sind zentrale Aspekte sowohl im Stiftungsrecht als auch in der professionellen Immobilienverwaltung. Bisher haben klar definierte analoge Verfahren sichergestellt, dass diese Anforderungen erfüllt wurden. Doch inzwischen existieren auch intelligente digitale Lösungen, die alle organisatorischen und juristischen Vorgaben erfüllen und gleichzeitig für maximale Flexibilität und Bequemlichkeit sorgen.
Digitales Dokumentenmanagement für mehr Effizienz
Durch die nahtlose Integration von MS Office 365 bieten diese Lösungen darüber hinaus den Vorteil, dass sämtliche Dokumente - vom Anschreiben bis zu individuellen Abrechnungen - automatisch zugeordnet und zum Beispiel Mietern auf sicheren digitalen Wegen zugestellt werden können. Ein solches Verfahren spart nicht nur Arbeitszeit und Portokosten in der Verwaltung, sondern bietet auch maximale Transparenz für alle Beteiligten.
Neue Prozessstrukturen sorgen für Transparenz und Tempo
Doch auch beim Thema interne Prozesse eröffnet die Digitalisierung zahlreiche Möglichkeiten, den Workflow zeitsparender und effizienter zu organisieren. So ist es zum Beispiel in vielen Unternehmen Usus, eingehende Rechnungen zentral zu sammeln, anschließend durch alle Prüfungsinstanzen zu leiten und sie schließlich nach erfolgter Freigabe zu digitalisieren und zu archivieren. Moderne Verwaltungslösungen unterstützen eine effizientere Arbeitsweise: Hier wird die Rechnung zuerst vom Projektverantwortlichen bearbeitet. Er digitalisiert den Beleg, prüft ihn auf sachliche Richtigkeit und leitet ihn dann digital an die nächste Prüfungsinstanz weiter. So durchläuft eine Forderung digital alle nötigen Instanzen, bevor sie in der Buchhaltung nur noch buchhalterisch geprüft werden muss und der Betrag angewiesen werden kann. Die Erfahrungen zeigen, dass dieses Verfahren jede Menge Zeit und Mitarbeiter-Nerven spart.
Change-Prozesse verlangen Fingerspitzengefühl
Daran dass sich auch Stiftungen digitalisieren müssen, kann angesichts der Pandemie-Erfahrungen und den steigenden Ansprüchen an die Effizienz von Arbeitsprozessen kein Zweifel bestehen. Nichtsdestotrotz ist die Stiftungsbranche, wie oben beschrieben, aus guten Gründen eher konservativ eingestellt. Die Bereitschaft, Strukturen zu verändern, die teils seit Jahrzehnten erfolgreich arbeiten, ist eher schwach ausgeprägt. Und auch viele Mitarbeitende, die sich vor allem einer maximalen Sorgfalt verpflichtet sehen, reagieren auf Neuerungen zunächst abwehrend.
Gleichzeitig zeigt die Erfahrung, dass Change-Projekte, die von den Verantwortlichen und den Mitarbeitenden nicht wirklich mitgetragen werden, sehr häufig scheitern.
Die Auswahl des passenden Digitalisierungspartners ist ein entscheidendes Erfolgskriterium
In dieser etwas ambivalenten Ausgangssituation kann ein kompetenter Digitalisierungspartner wertvolle Unterstützung leisten. Im Idealfall verfügt er nicht nur über hinreichend Branchenerfahrung und ein tiefes Verständnis für die vorherrschenden Denk- und Arbeitsweisen. Vielmehr bietet er darüber hinaus eine Kombination aus Beratungs- und Softwareentwicklungskompetenz an, die eine flexible Anpassung an die individuellen Anforderungen einer Organisation ermöglicht. Und er begleitet den gesamten Digitalisierungsprozess von Beginn an, indem er auch das Management des Change-Projektes je nach Bedarf unterstützt oder komplett übernimmt.
Fazit
Auch unabhängig von der aktuellen Pandemie-Situation wird sich der Digitalisierungsdruck in der Stiftungsbranche aufgrund steigender Effizienzansprüche in den nächsten Jahren deutlich erhöhen. Bereits heute bietet der Markt sehr leistungsfähige und rechtskonforme Lösungen für das digitale Stiftungsmanagement an. Dennoch ist die Entwicklung einer Stiftung zum digitalen Unternehmen ein komplexer und anspruchsvoller Prozess. Erfolgsentscheidend sind deshalb neben der Qualität der Softwarelösung Erfahrung, Branchen- und Beratungskompetenz des ausgewählten Digitalisierungspartners. Um sich einen detaillierten Überblick zu verschaffen, sollten sich Verwaltungen von unterschiedlichen Anbietern, wie beispielsweise der Unternehmensberatung Hübschmann beraten lassen.
Autor: Cora Rosenkranz, IT-Journalistin für Wordfinder
