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13.11.2020 KI im Dokumentenmanagement – Ein Schritt in Richtung Produktivität?

Dokumentenchaos Fotocredit: docunite
Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement bringt viele Vorteile mit sich. Schon heute sparen die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung viel Zeit. Häufig bleibt dennoch die Frage offen, was im Anschluss mit den Dokumenten passiert. Welche Ablagestrategie ist nachhaltig und hilft Unternehmen langfristig einen sauberen Dokumentenbestand zu wahren?

Die Dokumentenablage in Unternehmen

Häufig liegen 80% der Dokumente unstrukturiert in Unternehmen vor. Blickt man auf die Immobilienbranche, so sieht man sich schnell einer Flut von Dokumenten gegenüber. Es finden sich tiefverwurzelte Ordnerstrukturen und die Ablage gleicht in den meisten Fällen einem Chaos.

Ein hoher Anteil an Duplikaten erschwert maßgeblich die Auffindbarkeit relevanter Unterlagen. Zusätzlich steigt der Aufwand bei der Suche nach Informationen durch veraltete und unzureichend benannte Dokumente.

Die Ursache ist hauptsächlich in der Ablagestrategie zu finden. Stand heute sind ordnerbasierte Systeme, Datenräume und auch Mircosoft Sharepoint häufig die erste Wahl, wenn es um die Dateiablage geht. Durch ordnerbasierte Strukturen wird eine schnelle Informationssuche sowie Informationsbereitstellung erschwert und zugleich die Entstehung von Datensilos gefördert.

Häufige Ursachen für Datenchaos und Duplikate?

- Kopien, mangels eindeutiger Zuweisung zu einem Ordner
- Starre Berechtigungssysteme
- Austausch von Dokumenten per E-Mail
- Komplexe Ablagestrukturen (One-Size-Fits-All)
- Ablehnung der Ablagestruktur führt zu Schattenstrukturen
- Kopien für Sonderfälle (z.B. Transaktionen)
- Mehrsprachige Ordnerstrukturen zwecks Internationalisierung

Mögliche Risiken durch Datenchaos?

- Verwirrung wegen aktueller Dokumentversionen
- Fehlentscheidungen bedingt durch falsche Informationen
- Kaufpreisabschläge durch Lücken in der Dokumentation
- Lange Suchzeiten wegen nicht auffindbaren Dokumenten
- Unterschiedliche Wissensstände durch heterogene Ablagestrukturen
- Negative Außenwirkung beim Informationsaustausch mit Externen
- Rückschritt in puncto Digitalisierung, Verlust des Anschlusses gegenüber dem Wettbewerb

Welche Hilfe leistet KI im Dokumentenmanagement?

KI trägt schon heute dazu bei, dass sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden. Anwendung finden bereits die automatische Dokumentenerkennung, die Zuweisung zu einer Dokumentenart (Klassifizierung) und die kontextbezogene Sortierung. Häufig liegen die Trefferquoten von KI hier bei 80-90%. Ein Mietvertrag wird z.B. als solcher erkannt und dem richtigen Ablageort zugewiesen.

Duplikate werden im Zuge des Imports gesichtet und gelöscht. Damit wird zunächst der Dokumentenbestand bereinigt. Smarte Algorithmen übernehmen somit lästige Routinetätigkeiten.

Im Anschluss gilt es, die kürzliche gewonnene Ordnung, zu halten und ein erneutes Datenchaos zu vermeiden.

Wo werden die bereinigten Dokumente abgelegt?

Eine Frage die oftmals vernachlässig wird. KI leistet heute einen erheblichen Beitrag zur Bereinigung des Dokumentenbestands, aber sie ist kein Allheilmittel – hier gilt Vorsicht. Die Bereinigung durch KI ersetzt noch lange keine nachhaltige Ablagestrategie.
KI im Dokumentenmanagement zeigt erst in Kombination mit einem professionellen Dokumentenmanagementsystem (DMS) die volle Wirkung. Denn dann kann auch die gewünschte Nachhaltigkeit realisiert werden.

Durch ein DMS werden Dokumente künftig nicht mehr in Ordnerstrukturen abgelegt, die erst zu der Notwendigkeit eines „Aufräumens“ geführt haben und die Abgrenzung zwischen Datenraum und DMS wird klarer. Damit wird die Ablagestrategie zu einem wesentlichen Faktor für die Produktivität.

Welche Ablagestrategie ist nachhaltig?

Das Ziel sollte auf einer Lösung liegen, die einen zentralen Zugriff auf Dokumente ermöglicht und nachhaltig ausgerichtet ist. Dokumente die künftig durch KI bereinigt und sortiert werden, werden nun in Abhängigkeit von der Art und des Kontextes abgelegt und gespeichert.

Die Funktionen von heutigen DMS fallen bereits vielfältig aus.

- Metadaten rücken in den Fokus
- Ordner werden vermieden
- Nutzer profitieren von individuellen (virtuellen) Ansichten
- Flexible Abbildungen von Strukturen
- Kollaborative Zusammenarbeit an Dokumenten
- Beziehungen von Dokumenten zu Entitäten
- Integration in andere Systeme
- Unterstützung des Digital Workplace

„(…) 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne ein professionelles DMS auszukommen.“
Quelle: https://www.iao.fraunhofer.de/lang-de/presse-und-medien/aktuelles/2075-raus-aus-dem-papierchaos-rein-ins-dms.html

Was Sie schon jetzt tun können
Auch jetzt ist schon ein Handeln möglich, um dem Datenchaos entgegenzuwirken.

Schritt 1

Der erste Schritt sieht einen initialen Check-Up vor. Im Fokus steht hier der Dokumentenbestand im Unternehmen. Diesen gilt es auf Heterogenität, Duplikate, veraltete Dokumente und Möglichkeiten zu Standardisierung zu überprüfen. So wird die Grundlage für einen Überblick geschaffen. Zudem ist anschließend die Einschätzung einer folgenden Bereinigung wesentlich einfacher.

Schritt 2

Durch einen Clean-Up erfolgt eine Bereinigung des Dokumentenbestands. Duplikate, nicht mehr benötigte Ordner und veraltete Dokumente (Entwürfe) werden im zweiten Schritt bereinigt. Im gleichen Zug wird die Ablagestruktur abgestimmt und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Der Fokus liegt darauf, dass Immobilienunternehmen dauerhaft von einem sauberen Dokumentenbestand profitieren.

(Gastkommentar von: Patrick Penn, CEO docunite. Sein Statement: „Es klingt gewagt, aber es ist notwendig die Ordnerwelt, wie wir sie heute kennen, hinter uns zu lassen!“)






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