02.06.2020 Neue Normalität verlangt Flexibilität von Büronutzern und -flächen
Infolge der COVID-19-Pandemie wird sich mehr denn je mit aktuellen und zukünftigen Büroflächenkonzepten auseinandergesetzt. Um den Geschäftsbetrieb wieder aufzunehmen und zeitgleich das Ansteckungsrisiko so gering wie möglich zu halten, müssen Unternehmen bei der Rückkehr ins Büro im Sinne der Hygiene- und Abstandsregelungen häufig kreativ werden. Savills hat mit „Office FiT“ einen Leitfaden entwickelt, der sowohl Mietern als auch Eigentümern behilflich sein und anhand exemplarischer Grundrisse aufzeigen soll, wie die neue Normalität aussehen kann. Neben praktischen sowie strategischen Ratschlägen von den global agierenden Experten aus den Bereichen Occupier Services, Project Management und Workplace Consulting werden erste Erkenntnisse und Erfahrungen geteilt. Agilität und Flexibilität werden dabei mehr denn je zu erfolgskritischen Faktoren, was neben räumlicher Anpassung auch ein umfassendes Change Management und eine Flexibilisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen erfordert.
Zurück ins Büro heißt nicht zurück in alte Muster
Die Rückkehr der Mitarbeiter aus dem Homeoffice ins Büro bedarf gezielter Planung und konsequenter Umsetzung. Savills hat die Wiedereröffnung bzw. -nutzung gewerblicher Flächen in drei Phasen unterteilt: Adapt, Evolve, Improve – zu Deutsch in etwa „Anpassung, Entwicklung, Optimierung“. „Der Weg zurück ins Büro ist kein Rück-, sondern ein Fortschritt für unsere Arbeitswelten, denn eine notwendige Veränderung setzt Agilität, Flexibilität sowie Kreativität voraus und beschleunigt Transformationsprozesse. Sowohl von den Nutzern als auch von den Eigentümern ist Adaptionsfähigkeit gefragt“, so Panajotis Aspiotis, Managing Director und bei Savills zuständig für die Office Agency Germany. „Ziel aller Arbeitnehmer und -geber sollte sein, dass aus der Restrukturierung mittel- bis langfristig eine neue Routine entsteht, die den gewachsenen Anforderungen gerecht wird.“
Savills hat die Rückkehr in die „neue Normalität“ in drei unterschiedliche Phasen unterteilt:
1. Anpassung: Mieter und Eigentümer müssen eng zusammenarbeiten
- Lenkungskreis mit Repräsentanten jeder Abteilung zusammenstellen
- Frühestmögliche Integration des Eigentümers, um über die kleinteilige Organisation der separaten Flächen hinaus auch übergreifende Lösungen für Gemeinschaftsbereiche und Gebäudeinfrastrukturen zu finden
- Erstellung eines Mobilisierungsplans inklusive einer Kommunikationsstrategie
2. Entwicklung: Ein Miteinander mit Distanz
- Konkrete Ausgestaltung der Maßnahmen variiert je nach Unternehmensgröße und -kultur, Arbeitsprozessen sowie Flächenaufteilung und -verfügbarkeiten
- Aufstellung rotierender, flexibler Arbeitsgruppen und Bürokonzepte
- Kategorisierung der Flächen je nach Grad der gemeinschaftlichen Nutzung
- Implementierung von Wegeplänen (inkl. einseitiger Nutzung der Treppenaufgänge)
- Berücksichtigung der bisherigen Learnings aus dem Homeoffice
- Angepasste IT-Infrastruktur und eine konsequente „Well-Desk“-Policy
3. Optimierung: Die neue Normalität erfordert ein Umdenken
- Zonierung des Büros in Ruhebereiche, Brainstorming-Areas und Verstauflächen, um Produktivität und Sicherheit aufrechtzuerhalten
- 20-30 % der Flächen entfallen meist auf Teamarbeiten – aktuell können diese als Multifunktionsräume oder „Social Areas“ genutzt werden
- Installation digitaler Tools (z. B. zur Anzeige verfügbarer Arbeitsplätze)
Arbeitsstättenverordnung hemmt den Handlungsspielraum
Unter Berücksichtigung dieser Maßnahmen könnte eine sukzessive Bürobelegung erfolgreich umgesetzt werden. Allerdings erfordert die notwendige Flexibilität der räumlichen Gestaltung auch eine sofortige Anpassung der rechtlichen Bedingungen, die den Handlungsspielraum der Nutzer und Eigentümer definieren und determinieren. Beispielsweise müsste eine partielle Novellierung der Arbeitsstättenverordnung nicht nur die Rahmenbedingungen für Telearbeitsplätze neu fassen, sondern beträfe auch eine Reihe weiterer Regelungen. Die Einhaltung der Sichtverbindung hemmt zum Beispiel die flächeneffiziente, flexible Konzeptionierung der Räumlichkeiten. Aktuell werden zugunsten eines erfolgreichen Change Managements und vorgeschriebenen Hygienemaßnahmen kurzfristig neue Richtlinien und Gesetze entwickelt.
„Nur mithilfe eines angemessenen, stellenweise gelockerten Rahmens sind Unternehmen in der Lage, sich dynamisch anzupassen und weiter handlungsfähig zu bleiben. Festzuhalten ist an dieser Stelle, dass auch mit Rückgewinnung der Bürokapazitäten eine partielle Dezentralisierung womöglich Teil der neuen Normalität ist. Wie genau der Arbeitsplatz von Morgen aussehen wird, gilt es nun herauszufinden. Sicher ist, dass der Wandel unsere neue Konstante ist und die Transformation immerwährende Anpassungen verlangt – sowohl bei Nutzern und Eigentümern als auch in puncto Fläche“, so Aspiotis. „Neue Vorgaben könnten auch zukünftig die Planung und den Bau von Büroflächen maßgeblich verändern.“
Um zusätzliche Erkenntnisse zu erlangen, ist neben dem Leitfaden auch eine europaweite Umfrage mit über 1.000 Teilnehmern Teil von „Savills Office FiT“. Die Ergebnisse werden derzeit ausgewertet und sollen zusammen mit den bisherigen Erfahrungen erste Auskünfte darüber geben, inwiefern die Pandemie sich auf die Nachfrage nach und Gestaltung von Büroräumen auswirken wird.
Zurück ins Büro heißt nicht zurück in alte Muster
Die Rückkehr der Mitarbeiter aus dem Homeoffice ins Büro bedarf gezielter Planung und konsequenter Umsetzung. Savills hat die Wiedereröffnung bzw. -nutzung gewerblicher Flächen in drei Phasen unterteilt: Adapt, Evolve, Improve – zu Deutsch in etwa „Anpassung, Entwicklung, Optimierung“. „Der Weg zurück ins Büro ist kein Rück-, sondern ein Fortschritt für unsere Arbeitswelten, denn eine notwendige Veränderung setzt Agilität, Flexibilität sowie Kreativität voraus und beschleunigt Transformationsprozesse. Sowohl von den Nutzern als auch von den Eigentümern ist Adaptionsfähigkeit gefragt“, so Panajotis Aspiotis, Managing Director und bei Savills zuständig für die Office Agency Germany. „Ziel aller Arbeitnehmer und -geber sollte sein, dass aus der Restrukturierung mittel- bis langfristig eine neue Routine entsteht, die den gewachsenen Anforderungen gerecht wird.“
Savills hat die Rückkehr in die „neue Normalität“ in drei unterschiedliche Phasen unterteilt:
1. Anpassung: Mieter und Eigentümer müssen eng zusammenarbeiten
- Lenkungskreis mit Repräsentanten jeder Abteilung zusammenstellen
- Frühestmögliche Integration des Eigentümers, um über die kleinteilige Organisation der separaten Flächen hinaus auch übergreifende Lösungen für Gemeinschaftsbereiche und Gebäudeinfrastrukturen zu finden
- Erstellung eines Mobilisierungsplans inklusive einer Kommunikationsstrategie
2. Entwicklung: Ein Miteinander mit Distanz
- Konkrete Ausgestaltung der Maßnahmen variiert je nach Unternehmensgröße und -kultur, Arbeitsprozessen sowie Flächenaufteilung und -verfügbarkeiten
- Aufstellung rotierender, flexibler Arbeitsgruppen und Bürokonzepte
- Kategorisierung der Flächen je nach Grad der gemeinschaftlichen Nutzung
- Implementierung von Wegeplänen (inkl. einseitiger Nutzung der Treppenaufgänge)
- Berücksichtigung der bisherigen Learnings aus dem Homeoffice
- Angepasste IT-Infrastruktur und eine konsequente „Well-Desk“-Policy
3. Optimierung: Die neue Normalität erfordert ein Umdenken
- Zonierung des Büros in Ruhebereiche, Brainstorming-Areas und Verstauflächen, um Produktivität und Sicherheit aufrechtzuerhalten
- 20-30 % der Flächen entfallen meist auf Teamarbeiten – aktuell können diese als Multifunktionsräume oder „Social Areas“ genutzt werden
- Installation digitaler Tools (z. B. zur Anzeige verfügbarer Arbeitsplätze)
Arbeitsstättenverordnung hemmt den Handlungsspielraum
Unter Berücksichtigung dieser Maßnahmen könnte eine sukzessive Bürobelegung erfolgreich umgesetzt werden. Allerdings erfordert die notwendige Flexibilität der räumlichen Gestaltung auch eine sofortige Anpassung der rechtlichen Bedingungen, die den Handlungsspielraum der Nutzer und Eigentümer definieren und determinieren. Beispielsweise müsste eine partielle Novellierung der Arbeitsstättenverordnung nicht nur die Rahmenbedingungen für Telearbeitsplätze neu fassen, sondern beträfe auch eine Reihe weiterer Regelungen. Die Einhaltung der Sichtverbindung hemmt zum Beispiel die flächeneffiziente, flexible Konzeptionierung der Räumlichkeiten. Aktuell werden zugunsten eines erfolgreichen Change Managements und vorgeschriebenen Hygienemaßnahmen kurzfristig neue Richtlinien und Gesetze entwickelt.
„Nur mithilfe eines angemessenen, stellenweise gelockerten Rahmens sind Unternehmen in der Lage, sich dynamisch anzupassen und weiter handlungsfähig zu bleiben. Festzuhalten ist an dieser Stelle, dass auch mit Rückgewinnung der Bürokapazitäten eine partielle Dezentralisierung womöglich Teil der neuen Normalität ist. Wie genau der Arbeitsplatz von Morgen aussehen wird, gilt es nun herauszufinden. Sicher ist, dass der Wandel unsere neue Konstante ist und die Transformation immerwährende Anpassungen verlangt – sowohl bei Nutzern und Eigentümern als auch in puncto Fläche“, so Aspiotis. „Neue Vorgaben könnten auch zukünftig die Planung und den Bau von Büroflächen maßgeblich verändern.“
Um zusätzliche Erkenntnisse zu erlangen, ist neben dem Leitfaden auch eine europaweite Umfrage mit über 1.000 Teilnehmern Teil von „Savills Office FiT“. Die Ergebnisse werden derzeit ausgewertet und sollen zusammen mit den bisherigen Erfahrungen erste Auskünfte darüber geben, inwiefern die Pandemie sich auf die Nachfrage nach und Gestaltung von Büroräumen auswirken wird.
