13.05.2020 Strategische Büroplanung kalkuliert mit der nächsten Pandemie
Die Corona-Folgen für die Bürowelt in Deutschland werden nicht damit enden, dass alle zur Tagesordnung übergehen und wie gewohnt an ihren bislang angestammten Arbeitsplatz zurückkehren können. Denn dieser Arbeitsplatz steht auf dem Prüfstand. Und nach einem langen Weg der kleinen Schritte hin zur neuen Normalität steht vor allem die strategische Prävention gegen mögliche neue Pandemien. Das ist die Essenz des JLL-Konzepts „The Next Normal“, das die Wiedereröffnung von Büros in vier Stufen skizziert. Im Fokus der Strategie stehen dabei die räumliche Umgebung, die technische Infrastruktur sowie die Betriebskultur und nicht zuletzt das Verhalten der Mitarbeiter.
Stefanie Eisenbarth, Team Leader Workplace Strategy JLL Germany: „Grundlage der Überlegungen für alle Büros, unabhängig von deren Größe, sind drei Prinzipien: eine reduzierte Ansteckungsgefahr, gesteigerte Sicherheitsstandards sowie die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung einer Pandemie. Die Herausforderung bei deren Umsetzung ist allerdings, dass die räumlichen Voraussetzungen so individuell und unterschiedliche sind wie die bisherigen Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen.“
Vier Phasen auf dem Weg ins „gesunde“ Büro“
Die Rückkehr zum Vollbetrieb der Büros erfolgt der Strategie nach in vier Stufen: Die erste Phase beginnt mit behördlichen Lockerungen, sodass Räume nach strengen Richtlinien sowie mit technischer Sonderausstattung vorbereitet werden und die Arbeit reduzierter Teams auf Distanz wieder möglich ist. „Für den Start braucht man ein wirksames Maßnahmenpaket, das schnell installiert und umgesetzt werden kann. Hier geht es vor allem darum, über strikte Regelungen kurzfristig sicheres Arbeiten mit dem notwendigen Abstand von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz zu gewährleisten. Ebenso müssen die Verantwortlichen in der Geschäftsführung Regeln für Kontakte mit Kunden und Lieferanten erlassen, damit das Geschäft weiter- oder in vielen Fällen möglichst schnell wieder anlaufen kann“, skizziert Eisenbarth.
Die zweite Phase startet mit lokalen, relativen Lockerungen, die wieder mehr Begegnungs-Spielraum in den Büros zulassen. Die angepassten Richtlinien setzen aber immer noch auf soziale Distanz. „Damit der Übergang fließend und möglichst unaufwändig umsetzbar ist, muss diese Phase bereits von Beginn an in die Planungen integriert werden“, ergänzt die Workplace-Expertin.
In der dritten Stufe wird wieder weitgehend auf „Normalbetrieb“ geschaltet, wobei gute Erfahrungen und Digital-Technologien aus der Corona-Phase beibehalten werden. Entscheidend sei dann, nicht mehr in alte Muster zurückzufallen, sondern die Chancen dieses Umbruchs zukunftsorientiert zu nutzen, so Eisenbarth. Dabei gehe es nicht allein um die Neujustierung von physisch anwesender Arbeit einerseits und virtueller andererseits, sondern ebenso um das Umsetzen und das Festhalten an erfahrungsbasierten und in der Coronakrise bewährten Prozessen und Gewohnheiten.
Der vierte und letzte Abschnitt ist die „Post-Corona-Zeit“, wenn gesetzliche Prävention gegen erneute Pandemien greifen und die Büros daran ausgerichtet werden. „Da geht es zunächst um Möblierung, Gestaltung der Gemeinschaftsbereiche oder auch die Raumaufteilung. Die Vorsorge gilt vor allem einem ,gesunden‘ Gebäude, das auch Luftqualität und Luftfeuchtigkeit, ebenso wie die Beleuchtung, Ventilation und Akustik umfasst. Die effektive Kombination dieser Komponenten wird langfristig und in ihrem Zusammenwirken wichtiger und gesünder sein als eine mobile Trennwand zwischen Arbeitsplätzen.“
Büros werden weiter benötigt, müssen aber teilweise neu ausgerichtet werden
Ein besonders wichtiger Faktor sind die Menschen selbst: „Planung, bauliche und technische Umsetzung sind der eine Teil. Entscheidend ist aber, dass die Mitarbeiter in diesen Veränderungsprozess integriert und auf dem Weg zu einer neuen Normalität mitgenommen werden, denn alle strukturellen Veränderungen funktionieren nur dann, wenn sie auch konsequent gelebt werden. Dieses Phasenmodell setzt JLL derzeit selbst in elf deutschen Büros um“, beschreibt Eisenbarth. „Jetzt bietet sich die Chance, darüber nachzudenken, welchen Sinn das Büro für ein Unternehmen prinzipiell und in welcher Form künftig haben wird. Wie kann etwa flexibel und zugleich effizient im Wechselspiel von physischer Präsenz im Büro und Homeoffice gearbeitet werden? In einem solchen Konzept spielt das Büro weiterhin eine wichtige Rolle zum Beispiel beim Wettbewerb um die besten Köpfe, aber auch im Blick auf den generellen Geschäftserfolg eines Unternehmens.“
Stefanie Eisenbarth, Team Leader Workplace Strategy JLL Germany: „Grundlage der Überlegungen für alle Büros, unabhängig von deren Größe, sind drei Prinzipien: eine reduzierte Ansteckungsgefahr, gesteigerte Sicherheitsstandards sowie die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung einer Pandemie. Die Herausforderung bei deren Umsetzung ist allerdings, dass die räumlichen Voraussetzungen so individuell und unterschiedliche sind wie die bisherigen Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen.“
Vier Phasen auf dem Weg ins „gesunde“ Büro“
Die Rückkehr zum Vollbetrieb der Büros erfolgt der Strategie nach in vier Stufen: Die erste Phase beginnt mit behördlichen Lockerungen, sodass Räume nach strengen Richtlinien sowie mit technischer Sonderausstattung vorbereitet werden und die Arbeit reduzierter Teams auf Distanz wieder möglich ist. „Für den Start braucht man ein wirksames Maßnahmenpaket, das schnell installiert und umgesetzt werden kann. Hier geht es vor allem darum, über strikte Regelungen kurzfristig sicheres Arbeiten mit dem notwendigen Abstand von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz zu gewährleisten. Ebenso müssen die Verantwortlichen in der Geschäftsführung Regeln für Kontakte mit Kunden und Lieferanten erlassen, damit das Geschäft weiter- oder in vielen Fällen möglichst schnell wieder anlaufen kann“, skizziert Eisenbarth.
Die zweite Phase startet mit lokalen, relativen Lockerungen, die wieder mehr Begegnungs-Spielraum in den Büros zulassen. Die angepassten Richtlinien setzen aber immer noch auf soziale Distanz. „Damit der Übergang fließend und möglichst unaufwändig umsetzbar ist, muss diese Phase bereits von Beginn an in die Planungen integriert werden“, ergänzt die Workplace-Expertin.
In der dritten Stufe wird wieder weitgehend auf „Normalbetrieb“ geschaltet, wobei gute Erfahrungen und Digital-Technologien aus der Corona-Phase beibehalten werden. Entscheidend sei dann, nicht mehr in alte Muster zurückzufallen, sondern die Chancen dieses Umbruchs zukunftsorientiert zu nutzen, so Eisenbarth. Dabei gehe es nicht allein um die Neujustierung von physisch anwesender Arbeit einerseits und virtueller andererseits, sondern ebenso um das Umsetzen und das Festhalten an erfahrungsbasierten und in der Coronakrise bewährten Prozessen und Gewohnheiten.
Der vierte und letzte Abschnitt ist die „Post-Corona-Zeit“, wenn gesetzliche Prävention gegen erneute Pandemien greifen und die Büros daran ausgerichtet werden. „Da geht es zunächst um Möblierung, Gestaltung der Gemeinschaftsbereiche oder auch die Raumaufteilung. Die Vorsorge gilt vor allem einem ,gesunden‘ Gebäude, das auch Luftqualität und Luftfeuchtigkeit, ebenso wie die Beleuchtung, Ventilation und Akustik umfasst. Die effektive Kombination dieser Komponenten wird langfristig und in ihrem Zusammenwirken wichtiger und gesünder sein als eine mobile Trennwand zwischen Arbeitsplätzen.“
Büros werden weiter benötigt, müssen aber teilweise neu ausgerichtet werden
Ein besonders wichtiger Faktor sind die Menschen selbst: „Planung, bauliche und technische Umsetzung sind der eine Teil. Entscheidend ist aber, dass die Mitarbeiter in diesen Veränderungsprozess integriert und auf dem Weg zu einer neuen Normalität mitgenommen werden, denn alle strukturellen Veränderungen funktionieren nur dann, wenn sie auch konsequent gelebt werden. Dieses Phasenmodell setzt JLL derzeit selbst in elf deutschen Büros um“, beschreibt Eisenbarth. „Jetzt bietet sich die Chance, darüber nachzudenken, welchen Sinn das Büro für ein Unternehmen prinzipiell und in welcher Form künftig haben wird. Wie kann etwa flexibel und zugleich effizient im Wechselspiel von physischer Präsenz im Büro und Homeoffice gearbeitet werden? In einem solchen Konzept spielt das Büro weiterhin eine wichtige Rolle zum Beispiel beim Wettbewerb um die besten Köpfe, aber auch im Blick auf den generellen Geschäftserfolg eines Unternehmens.“
