19.08.2019 Baumaterialien und -dienstleistungen kostengünstiger beschaffen
Es gibt zu wenig Wohnungen – neu gebaut wird nicht genug und oft zu teuer. Immobilienunternehmen beklagen oft und durchaus mit Recht die zahlreichen Gesetze und Regulierungen, die das Bauen kostspielig machen. Zum Teil tragen die Firmen jedoch selbst zu den hohen Kosten bei. Durch den Aufbau einer professionellen Einkaufsabteilung könnten sie deutlich effizienter und günstiger beschaffen.
Bislang übernimmt zumeist der Planer eines Immobilienprojekts die Ausschreibung und Vergabe der Baumaterialien und Dienstleistungen – wofür ein Architektur- oder Bauingenieurstudium jedoch nicht ausreichend qualifiziert. Zudem führt diese Praxis dazu, dass Bauleistungen und Materialien für jedes Bauprojekt einzeln beschafft werden. Optimierungschancen werden dadurch nicht genutzt. Eine professionelle, mit qualifizierten Kaufleuten besetzte Einkaufsabteilung beim Bauherren kann hier gezielt Kostensenkungen herbeiführen, indem sie zum Beispiel Bündelungspotenziale ausnutzt, Leistungen und Materialien katalogisiert, zielorientiert ausschreibt und verhandelt.
Dabei geht ein strategischer, effizienter Einkauf Hand in Hand mit den Forderungen von Architekten und Bauingenieuren: „Kosteneinsparungen entlasten das Budget und vergrößern den finanziellen und gestalterischen Spielraum der Planer für innovatives und nachhaltiges Bauen“, sagt Pieter Niehues, Principal und Experte für die Immobilienwirtschaft bei INVERTO.
Einsparpotenziale von acht bis 25 Prozent
Aus seinen Beratungsprojekten in der Immobilienbranche weiß Niehues, dass durch Involvierung von Einkaufsexperten Einsparpotenziale von durchschnittlich acht bis zehn Prozent realisiert werden. In Einzelfällen sind sogar bis zu 25 Prozent möglich – angesichts der großen Summen, die auf Baustellen bewegt werden, geht es also um millionenschwere Kostensenkungen. „Damit liegt auf der Hand, dass sich eine Einkaufsabteilung schnell amortisiert“, ist Niehues überzeugt.
Da größere Immobilienunternehmen häufig dezentral in Regionen organisiert sind, sollte eine Einkaufsabteilung analog dezentral ausgerichtet sein, jedoch mit zentraler Steuerung, rät Niehues, der selbst einige Jahre in einem Wohnungsunternehmen als Einkaufsleiter tätig war. „Die zentrale Einheit sollte dann wiederum möglichst nah an Top-Entscheidern auf Stakeholderseite sein.“ Wichtig ist, dass sich die Einkäufer eng mit den Fachleuten aus Neubau, Modernisierung, Instandhaltung sowie Wartung abstimmen, um zum Beispiel eine Leistungskatalogisierung, die Prozessstandardisierung, die Ausrichtung der Lieferanten-/Bauunternehmerpools oder effiziente elektronische Tools wie Handwerkerportale zu implementieren. Hier ist die Einrichtung von Experten-Teams sinnvoll.
Einkäufer in der Immobilienbranche brauchen Expertise in Einkauf und Bauen
Die Einkaufsspezialisten sollten neben der kaufmännischen Einkaufsexpertise gleichermaßen über gewerkespezifisches Wissen verfügen, um Kalkulationsweisen der Baufirmen zu verstehen. So können technische Einsparpotenziale oder versteckte Kosten in Angeboten ausfindig gemacht werden. Für die Prozesseffizienz ist zudem ein stringent aufgesetztes end-to-end-e-Procurement-Tool wichtig, welches mindestens elektronische Ausschreibungen, Beauftragungen, Leistungserfassungen und Rechnungsabwicklungen abdeckt. Sinnvollerweise sollte dieses System direkt in die ERP-Landschaft eingebettet sein und gängige bauspezifische Datei-Formate verarbeiten können.
Um erkannte Potenziale auch realisieren zu können, plädiert Niehues dafür, den Einkauf mit einem klaren Mandat auszustatten: „Einkäufer müssen ein wesentliches Mitspracherecht bei beschaffungsseitigen Entscheidungen haben und brauchen kurze Eskalationswege, um Einsparpotenziale ergebniswirksam zu realisieren sowie Verschwendung und Fehlberechnungen aufzudecken.“ Dazu sollte das Top-Management eine den Einkauf befähigende Richtlinie verabschieden, die unternehmensweit Geltung hat.
Bislang übernimmt zumeist der Planer eines Immobilienprojekts die Ausschreibung und Vergabe der Baumaterialien und Dienstleistungen – wofür ein Architektur- oder Bauingenieurstudium jedoch nicht ausreichend qualifiziert. Zudem führt diese Praxis dazu, dass Bauleistungen und Materialien für jedes Bauprojekt einzeln beschafft werden. Optimierungschancen werden dadurch nicht genutzt. Eine professionelle, mit qualifizierten Kaufleuten besetzte Einkaufsabteilung beim Bauherren kann hier gezielt Kostensenkungen herbeiführen, indem sie zum Beispiel Bündelungspotenziale ausnutzt, Leistungen und Materialien katalogisiert, zielorientiert ausschreibt und verhandelt.
Dabei geht ein strategischer, effizienter Einkauf Hand in Hand mit den Forderungen von Architekten und Bauingenieuren: „Kosteneinsparungen entlasten das Budget und vergrößern den finanziellen und gestalterischen Spielraum der Planer für innovatives und nachhaltiges Bauen“, sagt Pieter Niehues, Principal und Experte für die Immobilienwirtschaft bei INVERTO.
Einsparpotenziale von acht bis 25 Prozent
Aus seinen Beratungsprojekten in der Immobilienbranche weiß Niehues, dass durch Involvierung von Einkaufsexperten Einsparpotenziale von durchschnittlich acht bis zehn Prozent realisiert werden. In Einzelfällen sind sogar bis zu 25 Prozent möglich – angesichts der großen Summen, die auf Baustellen bewegt werden, geht es also um millionenschwere Kostensenkungen. „Damit liegt auf der Hand, dass sich eine Einkaufsabteilung schnell amortisiert“, ist Niehues überzeugt.
Da größere Immobilienunternehmen häufig dezentral in Regionen organisiert sind, sollte eine Einkaufsabteilung analog dezentral ausgerichtet sein, jedoch mit zentraler Steuerung, rät Niehues, der selbst einige Jahre in einem Wohnungsunternehmen als Einkaufsleiter tätig war. „Die zentrale Einheit sollte dann wiederum möglichst nah an Top-Entscheidern auf Stakeholderseite sein.“ Wichtig ist, dass sich die Einkäufer eng mit den Fachleuten aus Neubau, Modernisierung, Instandhaltung sowie Wartung abstimmen, um zum Beispiel eine Leistungskatalogisierung, die Prozessstandardisierung, die Ausrichtung der Lieferanten-/Bauunternehmerpools oder effiziente elektronische Tools wie Handwerkerportale zu implementieren. Hier ist die Einrichtung von Experten-Teams sinnvoll.
Einkäufer in der Immobilienbranche brauchen Expertise in Einkauf und Bauen
Die Einkaufsspezialisten sollten neben der kaufmännischen Einkaufsexpertise gleichermaßen über gewerkespezifisches Wissen verfügen, um Kalkulationsweisen der Baufirmen zu verstehen. So können technische Einsparpotenziale oder versteckte Kosten in Angeboten ausfindig gemacht werden. Für die Prozesseffizienz ist zudem ein stringent aufgesetztes end-to-end-e-Procurement-Tool wichtig, welches mindestens elektronische Ausschreibungen, Beauftragungen, Leistungserfassungen und Rechnungsabwicklungen abdeckt. Sinnvollerweise sollte dieses System direkt in die ERP-Landschaft eingebettet sein und gängige bauspezifische Datei-Formate verarbeiten können.
Um erkannte Potenziale auch realisieren zu können, plädiert Niehues dafür, den Einkauf mit einem klaren Mandat auszustatten: „Einkäufer müssen ein wesentliches Mitspracherecht bei beschaffungsseitigen Entscheidungen haben und brauchen kurze Eskalationswege, um Einsparpotenziale ergebniswirksam zu realisieren sowie Verschwendung und Fehlberechnungen aufzudecken.“ Dazu sollte das Top-Management eine den Einkauf befähigende Richtlinie verabschieden, die unternehmensweit Geltung hat.
