25.09.2025 KI im Property Management: Potenziale erkannt – Umsetzung stockt
Die Potenziale von Künstlicher Intelligenz (KI) im Property Management sind den Unternehmen bewusst – bei der praktischen Umsetzung bestehen jedoch deutliche Defizite. Das zeigt die Umfrage „KI im Property Management“, die Apleona Real Estate Management gemeinsam mit Rueckerconsult im Juli und August 2025 durchgeführt hat. Befragt wurden 46 Fach- und Führungskräfte aus der Immobilienwirtschaft.
Das größte Potenzial zur Effizienzsteigerung sehen die Umfrageteilnehmer im Dokumentenmanagement, gefolgt von der Workflow- und Aufgabenautomatisierung. Auch die Qualität von Immobilienreportings lässt sich durch innovative Technik steigern, sind sich die Befragten einig. Das geringste Potenzial sehen sie im Mietermanagement.
Aktuell nutzen Property Manager KI-Anwendungen vorranging zum Auslesen und Analysieren von Dienstleistungsverträgen, etwa von Energieversorgern oder Facility-Management-Dienstleistern. Danach folgt der Einsatz im Mietermanagement. Darüber hinaus kommt KI-Technik bei der Optimierung des Energieverbrauchs sowie der Senkung des CO2-Ausstoßes zum Einsatz. Es folgen Anwendungen beim Workflow- und Aufgabenmanagement. Das Benennen dieser Einsatzgebiete darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Verbreitung dieser technischen Verbesserungen durch die Befragten insgesamt als unzureichend bewertet wird.
Dynamik in der KI-Integration trifft auf ausbaufähigen Digitalisierungsgrad
Auch auf die Frage nach dem Status Quo der Digitalisierung im Property Management, sehen viele Befragte Luft nach oben. Auf einer Skala mit maximal zehn Sternen vergaben zehn Prozent der Umfrageteilnehmer nur einen Stern („digitale Wüste”). Die Mehrheit vergab zwischen drei und sechs Sternen. Der Durchschnittswert lag bei 4,2 Sternen. „Das bedeutet, dass noch beträchtliche Anpassungen auf dem Weg zu einem funktionierenden digitalen Ökosystem notwendig sind, um signifikante Effizienzsteigerungen zu ermöglichen”, erklärt Julia Rahner, Geschäftsführerin Apleona Real Estate Management: „Unser Unternehmen geht dabei mit gutem Beispiel voran. Wir folgen unserer digitalen Roadmap, mit der wir uns in den Bereichen Digitalisierung und KI-Anwendungen zukunftsfähig aufgestellt haben und ständig weiterentwickeln.“
Etwas besser als der Digitalisierungsgrad wird die Dynamik beim Einsatz von KI gewertet: Hier wurden im Schnitt fünf von zehn Sternen vergeben. Knapp sieben Prozent bewerten den Prozess der KI-Integration gar als „rasant”. Lediglich vier Prozent erkennen keinen Fortschritt. Die Mehrheit vergab zwischen drei und sieben Sternen.
„Der Vorsprung von KI gegenüber digitalen Anwendungen lässt sich damit erklären, dass viele KI-Anwendungen als Stand-Alone-Lösungen genutzt werden. Das heißt, Mitarbeitende lassen sich beispielsweise von ChatGPT Texte erstellen oder Zusammenfassungen schreiben. Diese Anwendungen sind hilfreich, zeigen aber nur einen Bruchteil des Potenzials. Im Gegensatz dazu ist die Entwicklung einer digitalen Infrastruktur im Unternehmen mit sehr viel mehr Aufwand verbunden”, ergänzt Rahner.
Selbstredend sollten dabei KI und Digitalisierung als integrierte Lösung gemeinsam vorangetrieben werden.
Hindernisse: Fachkräftemangel und Datenqualität
Als größte Hürde für den verstärkten Einsatz von KI nennen 61?Prozent der Befragten den Fachkräftemangel – insbesondere bei der Implementierung neuer Technologien. An zweiter Stelle folgt die unzureichende Datenqualität, die den Aufbau effizienter KI-gestützter Prozesse erschwert.
Experteninterviews liefern praxisnahe Ergänzungen
Die Umfrage wurde durch Fachinterviews mit ausgewählten Expertinnen und Experten ergänzt. Die Interviewpartnerinnen und Interviewpartner beschäftigen sich entweder wissenschaftlich oder im beruflichen Alltag intensiv mit Digitalisierung und KI-Technologien im Property Management. In einem Punkt sind sich die Experten einig: An den neuen technischen Anwendungen und den mit ihnen verbundenen Effizienzgewinnen führt kein Weg vorbei. In welchen Bereichen diese Effizienzgewinne am größten ausfallen, deutet sich ebenfalls bereits an. „Den größten Hebel sehe ich beim Datenmanagement, beispielsweise im Abgleichen von Rechnungen mit den dazugehörigen Aufträgen“, sagt Gilbert Zuzan, Head of Region South & Head of Digitaliziation bei Apleona Real Estate Management und einer der befragten Experten.
Das größte Potenzial zur Effizienzsteigerung sehen die Umfrageteilnehmer im Dokumentenmanagement, gefolgt von der Workflow- und Aufgabenautomatisierung. Auch die Qualität von Immobilienreportings lässt sich durch innovative Technik steigern, sind sich die Befragten einig. Das geringste Potenzial sehen sie im Mietermanagement.
Aktuell nutzen Property Manager KI-Anwendungen vorranging zum Auslesen und Analysieren von Dienstleistungsverträgen, etwa von Energieversorgern oder Facility-Management-Dienstleistern. Danach folgt der Einsatz im Mietermanagement. Darüber hinaus kommt KI-Technik bei der Optimierung des Energieverbrauchs sowie der Senkung des CO2-Ausstoßes zum Einsatz. Es folgen Anwendungen beim Workflow- und Aufgabenmanagement. Das Benennen dieser Einsatzgebiete darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Verbreitung dieser technischen Verbesserungen durch die Befragten insgesamt als unzureichend bewertet wird.
Dynamik in der KI-Integration trifft auf ausbaufähigen Digitalisierungsgrad
Auch auf die Frage nach dem Status Quo der Digitalisierung im Property Management, sehen viele Befragte Luft nach oben. Auf einer Skala mit maximal zehn Sternen vergaben zehn Prozent der Umfrageteilnehmer nur einen Stern („digitale Wüste”). Die Mehrheit vergab zwischen drei und sechs Sternen. Der Durchschnittswert lag bei 4,2 Sternen. „Das bedeutet, dass noch beträchtliche Anpassungen auf dem Weg zu einem funktionierenden digitalen Ökosystem notwendig sind, um signifikante Effizienzsteigerungen zu ermöglichen”, erklärt Julia Rahner, Geschäftsführerin Apleona Real Estate Management: „Unser Unternehmen geht dabei mit gutem Beispiel voran. Wir folgen unserer digitalen Roadmap, mit der wir uns in den Bereichen Digitalisierung und KI-Anwendungen zukunftsfähig aufgestellt haben und ständig weiterentwickeln.“
Etwas besser als der Digitalisierungsgrad wird die Dynamik beim Einsatz von KI gewertet: Hier wurden im Schnitt fünf von zehn Sternen vergeben. Knapp sieben Prozent bewerten den Prozess der KI-Integration gar als „rasant”. Lediglich vier Prozent erkennen keinen Fortschritt. Die Mehrheit vergab zwischen drei und sieben Sternen.
„Der Vorsprung von KI gegenüber digitalen Anwendungen lässt sich damit erklären, dass viele KI-Anwendungen als Stand-Alone-Lösungen genutzt werden. Das heißt, Mitarbeitende lassen sich beispielsweise von ChatGPT Texte erstellen oder Zusammenfassungen schreiben. Diese Anwendungen sind hilfreich, zeigen aber nur einen Bruchteil des Potenzials. Im Gegensatz dazu ist die Entwicklung einer digitalen Infrastruktur im Unternehmen mit sehr viel mehr Aufwand verbunden”, ergänzt Rahner.
Selbstredend sollten dabei KI und Digitalisierung als integrierte Lösung gemeinsam vorangetrieben werden.
Hindernisse: Fachkräftemangel und Datenqualität
Als größte Hürde für den verstärkten Einsatz von KI nennen 61?Prozent der Befragten den Fachkräftemangel – insbesondere bei der Implementierung neuer Technologien. An zweiter Stelle folgt die unzureichende Datenqualität, die den Aufbau effizienter KI-gestützter Prozesse erschwert.
Experteninterviews liefern praxisnahe Ergänzungen
Die Umfrage wurde durch Fachinterviews mit ausgewählten Expertinnen und Experten ergänzt. Die Interviewpartnerinnen und Interviewpartner beschäftigen sich entweder wissenschaftlich oder im beruflichen Alltag intensiv mit Digitalisierung und KI-Technologien im Property Management. In einem Punkt sind sich die Experten einig: An den neuen technischen Anwendungen und den mit ihnen verbundenen Effizienzgewinnen führt kein Weg vorbei. In welchen Bereichen diese Effizienzgewinne am größten ausfallen, deutet sich ebenfalls bereits an. „Den größten Hebel sehe ich beim Datenmanagement, beispielsweise im Abgleichen von Rechnungen mit den dazugehörigen Aufträgen“, sagt Gilbert Zuzan, Head of Region South & Head of Digitaliziation bei Apleona Real Estate Management und einer der befragten Experten.
