26.10.2026 Büroflächen optimieren reicht nicht: Arbeitsinfrastruktur neu denken
Mehr Homeoffice und weniger Präsenztage machen die Reduktion von Büroflächen zu einem naheliegenden Hebel, um Kosten zu senken. M.O.O.CON zeigt drei Stellschrauben, mit denen Unternehmen vor der Flächenentscheidung ihre Organisation und den tatsächlichen Bedarf genauer in den Blick nehmen können.
Büroflächen gehören zu den Kostenpositionen, die Unternehmen derzeit besonders genau unter die Lupe nehmen. Weniger Arbeitsplätze, kleinere Flächen oder die Zusammenlegung von Standorten erscheinen zunächst als naheliegende Maßnahmen auf den steigenden Kostendruck. Doch wer beim Thema Büro nur auf Quadratmeter und Kosten schaut, kratzt nur an der Oberfläche einer größeren und wichtigeren Frage. Nämlich: Welchen Beitrag leistet die Fläche zum Geschäftserfolg?
Die Arbeitsumgebung ist nicht nur ein Ort, an dem gearbeitet wird: Hier werden Strukturen und Prozesse mit Leben gefüllt. Damit ist sie ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Wissensarbeit. Denn eine ungeeignete Arbeitsinfrastruktur, die nicht zur tatsächlichen Nutzung passt, kann zum Problem werden: Wenn Räume die Zusammenarbeit erschweren, Kreativität und Innovation nicht fördern oder Flächen dauerhaft ungenutzt bleiben, wird eingesparte Fläche schnell zur falschen Stellschraube.
Eine aktuelle Umfrage von M.O.O.CON, Der Mittelstand, BVMW e.V. und Great Sales Force zeigt, wo Unternehmen selbst die größten Schwachstellen ihrer Büroarbeitsumgebung sehen: 40 Prozent bemängeln, dass das Büro Kreativität, Kommunikation und Innovation zu wenig fördert, jeweils 31 Prozent sehen eine Förderung von Silodenken sowie eine zu geringe Auslastung der Flächen beziehungsweise leerstehende Büros als Problem.
Christoph Müller-Thiede, geschäftsführender Gesellschafter von M.O.O.CON, plädiert deshalb für einen anderen Ausgangspunkt: „Es geht nicht darum, möglichst wenig Fläche zu haben. Entscheidend ist, ob die vorhandene Fläche die Organisation dabei unterstützt, ihre Aufgaben e izient und e ektiv zu erfüllen.“
Drei Stellschrauben für eine strategischere Flächenplanung:
1. Von der tatsächlichen Arbeit ausgehen, nicht vom Organigramm
Viele Büroflächen sind historisch entlang von Abteilungen, Hierarchien und festen Arbeitsplatzmodellen organisiert. Die tatsächliche Arbeit folgt diesen Strukturen jedoch häufig nicht. Mitarbeitende wechseln zwischen konzentrierter Einzelarbeit, Austausch, Meetings und projektbezogener Zusammenarbeit. Teams arbeiten über Bereichsgrenzen hinweg und zunehmend hybrid: Ein Teil der Arbeit findet im Büro statt, ein anderer mobil oder im Homeo ice. Damit verändert sich auch die Frage, welche Räume Unternehmen benötigen und wie sie genutzt werden.
Bevor Flächen reduziert oder neu geplant werden, sollte deshalb analysiert werden, welche Arbeit tatsächlich sinnvollerweise vor Ort stattfindet, welche räumlichen Situationen dafür benötigt werden und wie häufig sie entstehen. Erst daraus lässt sich ableiten, welche Flächen und in welchem Umfang diese wirklich notwendig sind.
2. Die Immobilie als Teil der Organisationsentwicklung betrachten
Räume bilden Organisation nicht nur ab, sie können ihre Entwicklung aktiv mitgestalten. Möchte ein Unternehmen die Innovationskraft und bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördern, braucht es andere räumliche Strukturen als eines, das hohe Zonierungs- und Sicherheitsanforderungen aufgrund seiner Geschäftstätigkeit hat. Setzt sich ein Unternehmen ambitionierte Nachhaltigkeitsziele, muss sich dies wiederum in der Gebäude- und Flächenstrategie widerspiegeln, etwa durch die energetische Qualität der Gebäude.
Am Anfang der Immobilienstrategie stehen die Zukunftsbilder: Wo will sich das Unternehmen in den kommenden Jahren hin entwickeln? Welche Veränderungen in Organisation und Arbeitsweise sind dafür notwendig? Und wie kann die Arbeitsumgebung diese Entwicklung unterstützen?
Die Immobilie wird damit vom reinen Kostenfaktor zum strategischen Instrument.
3. Bestehende Flächen auf ihr Potenzial prüfen
Ein häufig unterschätzter Hebel liegt zwischen Vergrößern und Verkleinern: Bestehende Flächen lassen sich oft anders organisieren und durchaus mehrfach nutzen, statt sie lediglich an einen veränderten Flächenbedarf anzupassen. So kann zusätzlicher Flächenbedarf vermieden und gleichzeitig die Flexibilität der Arbeitsinfrastruktur erhöht werden.
„Unternehmen sollten deshalb Immobilienentscheidungen nicht isoliert betrachten. Wer heute Flächen verändert, sollte immer mitdenken, welche Anforderungen in drei oder fünf Jahren entstehen können“, sagt Müller-Thiede. „Die entscheidende Frage ist, ob die Immobilie diese Entwicklung mittragen kann oder ob sie zum Hemmschuh wird.“
Büroflächen gehören zu den Kostenpositionen, die Unternehmen derzeit besonders genau unter die Lupe nehmen. Weniger Arbeitsplätze, kleinere Flächen oder die Zusammenlegung von Standorten erscheinen zunächst als naheliegende Maßnahmen auf den steigenden Kostendruck. Doch wer beim Thema Büro nur auf Quadratmeter und Kosten schaut, kratzt nur an der Oberfläche einer größeren und wichtigeren Frage. Nämlich: Welchen Beitrag leistet die Fläche zum Geschäftserfolg?
Die Arbeitsumgebung ist nicht nur ein Ort, an dem gearbeitet wird: Hier werden Strukturen und Prozesse mit Leben gefüllt. Damit ist sie ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Wissensarbeit. Denn eine ungeeignete Arbeitsinfrastruktur, die nicht zur tatsächlichen Nutzung passt, kann zum Problem werden: Wenn Räume die Zusammenarbeit erschweren, Kreativität und Innovation nicht fördern oder Flächen dauerhaft ungenutzt bleiben, wird eingesparte Fläche schnell zur falschen Stellschraube.
Eine aktuelle Umfrage von M.O.O.CON, Der Mittelstand, BVMW e.V. und Great Sales Force zeigt, wo Unternehmen selbst die größten Schwachstellen ihrer Büroarbeitsumgebung sehen: 40 Prozent bemängeln, dass das Büro Kreativität, Kommunikation und Innovation zu wenig fördert, jeweils 31 Prozent sehen eine Förderung von Silodenken sowie eine zu geringe Auslastung der Flächen beziehungsweise leerstehende Büros als Problem.
Christoph Müller-Thiede, geschäftsführender Gesellschafter von M.O.O.CON, plädiert deshalb für einen anderen Ausgangspunkt: „Es geht nicht darum, möglichst wenig Fläche zu haben. Entscheidend ist, ob die vorhandene Fläche die Organisation dabei unterstützt, ihre Aufgaben e izient und e ektiv zu erfüllen.“
Drei Stellschrauben für eine strategischere Flächenplanung:
1. Von der tatsächlichen Arbeit ausgehen, nicht vom Organigramm
Viele Büroflächen sind historisch entlang von Abteilungen, Hierarchien und festen Arbeitsplatzmodellen organisiert. Die tatsächliche Arbeit folgt diesen Strukturen jedoch häufig nicht. Mitarbeitende wechseln zwischen konzentrierter Einzelarbeit, Austausch, Meetings und projektbezogener Zusammenarbeit. Teams arbeiten über Bereichsgrenzen hinweg und zunehmend hybrid: Ein Teil der Arbeit findet im Büro statt, ein anderer mobil oder im Homeo ice. Damit verändert sich auch die Frage, welche Räume Unternehmen benötigen und wie sie genutzt werden.
Bevor Flächen reduziert oder neu geplant werden, sollte deshalb analysiert werden, welche Arbeit tatsächlich sinnvollerweise vor Ort stattfindet, welche räumlichen Situationen dafür benötigt werden und wie häufig sie entstehen. Erst daraus lässt sich ableiten, welche Flächen und in welchem Umfang diese wirklich notwendig sind.
2. Die Immobilie als Teil der Organisationsentwicklung betrachten
Räume bilden Organisation nicht nur ab, sie können ihre Entwicklung aktiv mitgestalten. Möchte ein Unternehmen die Innovationskraft und bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördern, braucht es andere räumliche Strukturen als eines, das hohe Zonierungs- und Sicherheitsanforderungen aufgrund seiner Geschäftstätigkeit hat. Setzt sich ein Unternehmen ambitionierte Nachhaltigkeitsziele, muss sich dies wiederum in der Gebäude- und Flächenstrategie widerspiegeln, etwa durch die energetische Qualität der Gebäude.
Am Anfang der Immobilienstrategie stehen die Zukunftsbilder: Wo will sich das Unternehmen in den kommenden Jahren hin entwickeln? Welche Veränderungen in Organisation und Arbeitsweise sind dafür notwendig? Und wie kann die Arbeitsumgebung diese Entwicklung unterstützen?
Die Immobilie wird damit vom reinen Kostenfaktor zum strategischen Instrument.
3. Bestehende Flächen auf ihr Potenzial prüfen
Ein häufig unterschätzter Hebel liegt zwischen Vergrößern und Verkleinern: Bestehende Flächen lassen sich oft anders organisieren und durchaus mehrfach nutzen, statt sie lediglich an einen veränderten Flächenbedarf anzupassen. So kann zusätzlicher Flächenbedarf vermieden und gleichzeitig die Flexibilität der Arbeitsinfrastruktur erhöht werden.
„Unternehmen sollten deshalb Immobilienentscheidungen nicht isoliert betrachten. Wer heute Flächen verändert, sollte immer mitdenken, welche Anforderungen in drei oder fünf Jahren entstehen können“, sagt Müller-Thiede. „Die entscheidende Frage ist, ob die Immobilie diese Entwicklung mittragen kann oder ob sie zum Hemmschuh wird.“
