18.04.2024 Digitalisierung und KI: Große Hoffnungen, aber mit Aufklärungsbedarf
Die Digitalisierung und Nutzung von Künstlicher Intelligenz bergen für Unternehmensimmobilien großes Potenzial, sorgen für mehr Transparenz und werden zukünftig noch stärker im Mittelpunkt stehen. Bei der Benutzerfreundlichkeit, dem Kosten-Nutzen-Verhältnis und den Fähigkeiten der Anwender:innen gibt es jedoch erheblichen Verbesserungsbedarf. Das zeigt die diesjährige Ausgabe der Trendstudie „Corporate Real Estate Management“, die das auf Bau und Immobilien spezialisierte Beratungsunternehmen Drees & Sommer SE jährlich durchführt.
Die Studie liefert Erklärungsansätze zu den Fragen, ob sich der Trend zur Eigentümerfunktion durch zentral organisierte Corporate Real Estate Management-Einheiten (CREM) fortsetzt, welche Veränderungen es bei der Vergabe von Property-Management-Mandaten gibt, warum sich die Betreiberrisiken in der Wahrnehmung der Immobilienverantwortlichen verringert haben und warum es in Sachen ESG und Nachhaltigkeit trotz eines erkennbaren Wandels noch Optimierungspotenzial gibt.
273 Immobilienverantwortliche aus diversen Unternehmen und Branchen – darunter Vertreter:innen aus der Industrie, Immobilienwirtschaft oder aus dem Finanz- und Versicherungssektor – nahmen dieses Jahr an der Online-Umfrage teil und äußerten sich zu Herausforderungen und Trendthemen im Immobilienmanagement. Die Teilnehmenden stammen überwiegend aus dem DACH-Raum und bilden vom Mittelständler bis zum Großkonzern ein diverses Spektrum hinsichtlich der Unternehmensgröße und dem Umfang des Immobilienportfolios ab.
Trend zur Eigentümervertretung und zentralen Organisation
Wie im Vorjahr gibt mit einem knappen Dreiviertel der Befragten die Mehrheit an, als Eigentümervertreter zu handeln. Mit der Eigentümerfunktion übernehmen Organisationen die Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus von Unternehmensimmobilien und sind strategische Partner rund um Standorte, Produktion und Arbeitsplätze. Der Trend, dass sich die Verantwortlichen zunehmend zu ganzheitlichen und verlässlichen Experten bei ESG-, Nachhaltigkeits- oder Digitalisierungsaspekten entwickeln, hält damit weiter an.
Eine Konstante bleibt zudem der Trend zum zentralen Immobilienmanagement. 65 Prozent der Befragten gaben an, zentral organisiert tätig zu sein – lediglich ein Prozent mehr als im Vorjahr (2023: 64 % und 2022: 54 %). Thomas Häusser, Partner bei Drees & Sommer, beobachtet diese Entwicklung seit Jahren: „Unternehmen mit einer professionellen, zentralen CREM-Einheit zeigen unserer Erfahrung nach deutlich die Vorteile dieser Organisation: Sie entwickeln effizientere Lösungen für aktuelle Herausforderungen und setzen diese schneller und erfolgreich um.“ Der Nutzen kommt beispielsweise im transparenten Umgang mit Kosten oder der Implementierung von ESG- und Nachhaltigkeitsaspekten zum Tragen.
Facility Management zunehmend überregional und ganzheitlich vergeben
Bei Facility Management-Mandaten bestätigt sich der Trend zu einer bevorzugten Vergabe an überregionale und stark vernetzte Anbieter mit einem breiten Spektrum an Leistungen. Kleinteilige Vergaben werden dagegen immer seltener, unter anderem um den Aufwand und die Kosten zu minimieren und Prozesse zu verschlanken. Warum sich ein differenzierter Blick auf diese Entwicklung lohnt, ordnet Bernd Fisel, Associate Partner bei Drees & Sommer, ein.
„Unternehmen entscheiden sich oft dafür, Facility Management-Dienstleistungen zu kombinieren und an Anbieter mit umfassenden Serviceangeboten zu vergeben. Sie wollen dadurch ihre Kosten senken und ihre Steuerkapazitäten optimieren. Es gibt jedoch Situationen, in denen es sinnvoll ist, bestimmte Leistungen einzeln zu vergeben. Zum Beispiel kann dies bei Gewährleistungsthemen der Fall sein, die im Zusammenhang mit der Errichtung von Anlagen oder spezialisierten Produktionsanlagen auftreten können.“
KI und Digitalisierung: Zwischen Chancen und Frustration
Nachholbedarf gibt es nach wie vor bei der Verknüpfung des Immobilienmanagements mit relevanten Trendthemen. Mehr als Zweidrittel der Befragten sind der Meinung, dass Aspekte wie Nachhaltigkeit, Wellbeing, Mobilität und Digitalisierung noch nicht ausreichend in der eigenen Immobilienstrategie verankert sind. Neuen Technologien und Künstlicher Intelligenz sprechen die Befragten zukünftig großes Potenzial zu. 93 Prozent der Teilnehmenden sind überzeugt, dass die Digitalisierung im Real Estate Management noch wichtiger werden wird. Die drei größten Mehrwerte liegen demnach in der Optimierung von Prozessen (82 % Zustimmung), der Effizienzsteigerung bzw. Kostensenkung im Betrieb (74 %) und der Erhöhung der Transparenz durch digitale Dokumente (69 %).
Unter den Immobilienverantwortlichen äußert sich aber auch eine zunehmend kritische Perspektive, weil viele der Potenziale noch nicht ausgereizt werden oder Tools die Erwartungen nicht erfüllen. Mehr als 80 Prozent der Teilnehmenden sind mit dem Kosten-Nutzen-Verhältnis bei der Implementierung neuer Gebäudetechnologien unzufrieden. Zu den größten Herausforderungen gehören die fehlende Standardisierung der Tools (63 %), fehlende Kompetenzen der Mitarbeitenden (58 %) und die hohen Investitionskosten (56 %). Um die Akzeptanz neuer Technologien zu verbessern, fordern die Befragten eine höhere Benutzerfreundlichkeit und mehr Transparenz zu den Vorteilen bestimmter Systeme und Tools.
„Moderne Technologien und digitale Tools wie zum Beispiel CAFM-Systeme oder Portfoliomanagement-Tools ermöglichen tiefere Einblicke in Prozesse und liefern aktuelles, präzises und anhaltendes Wissen“, erklärt Thomas Häusser.
Betreiberrisiken klar reduziert
Spürbar haben sich in den letzten beiden Jahren die Betreiberrisiken verringert. Anders als im vergangenen Jahr geben rund zwei Drittel der Befragten an, keine nicht-lösbaren Betreiberrisiken zu haben. Nur neun Prozent bestätigen derartige Probleme – ein deutlicher Rückgang zum Vorjahr (19 %). „In den letzten zwei Jahren haben sich die Betreiberrisiken augenscheinlich reduziert – aufgrund besserer Strukturen, transparenterer Reportings und klarer Delegation“, so Bernd Fisel.
Mehr ESG-Strategien, aber Zurückhaltung bei Investments
Deutliche Fortschritte zeigen sich bei der Umsetzung von ESG- und Nachhaltigkeitsstrategien, diese sind zunehmend ganzheitlich als zentrales Merkmal in der Unternehmensstrategie verankert und immer stärker im Management von Immobilien implementiert. Nur noch 22 Prozent geben an, ESG und die damit verbundenen Auflagen für ihr Unternehmen nicht oder nur teilweise zu kennen. 2023 war es noch ein knappes Drittel und 2022 rund die Hälfte. Auch die Anzahl der Unternehmen mit einer klar definierten ESG-Strategie hat sich vergrößert. Ein knappes Viertel und damit fünf Prozent mehr als vergangenes Jahr gaben zudem an, dass ihr CREM-Bereich über eine ESG-Strategie verfügt, die mit der Unternehmensstrategie kohärent ist.
Was Investitionen in ESG-Optimierungen angeht, sind viele Betriebe noch sehr konservativ. Nur ein Drittel gesteht ESG-relevanten Maßnahmen bei der Capex-Planung eine höhere Relevanz zu, ein Zehntel gewichtet sie gar nicht. Dabei gibt es zahlreiche Gründe für einen höheren Stellenwert. „Mittelfristig gesehen verschenken Unternehmen ihr Geld, wenn sie ESG-Maßnahmen weiterhin so niedrig in der Capex-Planung gewichten. Denn nicht nur der gesellschaftliche und politische Druck auf Unternehmen, sich an Nachhaltigkeitsaspekten zu orientieren, steigt. Zudem geht damit ein Wertverlust der betroffenen Objekte einher, die Fungibilität sinkt und die Vermietbarkeit verschlechtert sich“, so Thomas Häusser.
Die Studie liefert Erklärungsansätze zu den Fragen, ob sich der Trend zur Eigentümerfunktion durch zentral organisierte Corporate Real Estate Management-Einheiten (CREM) fortsetzt, welche Veränderungen es bei der Vergabe von Property-Management-Mandaten gibt, warum sich die Betreiberrisiken in der Wahrnehmung der Immobilienverantwortlichen verringert haben und warum es in Sachen ESG und Nachhaltigkeit trotz eines erkennbaren Wandels noch Optimierungspotenzial gibt.
273 Immobilienverantwortliche aus diversen Unternehmen und Branchen – darunter Vertreter:innen aus der Industrie, Immobilienwirtschaft oder aus dem Finanz- und Versicherungssektor – nahmen dieses Jahr an der Online-Umfrage teil und äußerten sich zu Herausforderungen und Trendthemen im Immobilienmanagement. Die Teilnehmenden stammen überwiegend aus dem DACH-Raum und bilden vom Mittelständler bis zum Großkonzern ein diverses Spektrum hinsichtlich der Unternehmensgröße und dem Umfang des Immobilienportfolios ab.
Trend zur Eigentümervertretung und zentralen Organisation
Wie im Vorjahr gibt mit einem knappen Dreiviertel der Befragten die Mehrheit an, als Eigentümervertreter zu handeln. Mit der Eigentümerfunktion übernehmen Organisationen die Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus von Unternehmensimmobilien und sind strategische Partner rund um Standorte, Produktion und Arbeitsplätze. Der Trend, dass sich die Verantwortlichen zunehmend zu ganzheitlichen und verlässlichen Experten bei ESG-, Nachhaltigkeits- oder Digitalisierungsaspekten entwickeln, hält damit weiter an.
Eine Konstante bleibt zudem der Trend zum zentralen Immobilienmanagement. 65 Prozent der Befragten gaben an, zentral organisiert tätig zu sein – lediglich ein Prozent mehr als im Vorjahr (2023: 64 % und 2022: 54 %). Thomas Häusser, Partner bei Drees & Sommer, beobachtet diese Entwicklung seit Jahren: „Unternehmen mit einer professionellen, zentralen CREM-Einheit zeigen unserer Erfahrung nach deutlich die Vorteile dieser Organisation: Sie entwickeln effizientere Lösungen für aktuelle Herausforderungen und setzen diese schneller und erfolgreich um.“ Der Nutzen kommt beispielsweise im transparenten Umgang mit Kosten oder der Implementierung von ESG- und Nachhaltigkeitsaspekten zum Tragen.
Facility Management zunehmend überregional und ganzheitlich vergeben
Bei Facility Management-Mandaten bestätigt sich der Trend zu einer bevorzugten Vergabe an überregionale und stark vernetzte Anbieter mit einem breiten Spektrum an Leistungen. Kleinteilige Vergaben werden dagegen immer seltener, unter anderem um den Aufwand und die Kosten zu minimieren und Prozesse zu verschlanken. Warum sich ein differenzierter Blick auf diese Entwicklung lohnt, ordnet Bernd Fisel, Associate Partner bei Drees & Sommer, ein.
„Unternehmen entscheiden sich oft dafür, Facility Management-Dienstleistungen zu kombinieren und an Anbieter mit umfassenden Serviceangeboten zu vergeben. Sie wollen dadurch ihre Kosten senken und ihre Steuerkapazitäten optimieren. Es gibt jedoch Situationen, in denen es sinnvoll ist, bestimmte Leistungen einzeln zu vergeben. Zum Beispiel kann dies bei Gewährleistungsthemen der Fall sein, die im Zusammenhang mit der Errichtung von Anlagen oder spezialisierten Produktionsanlagen auftreten können.“
KI und Digitalisierung: Zwischen Chancen und Frustration
Nachholbedarf gibt es nach wie vor bei der Verknüpfung des Immobilienmanagements mit relevanten Trendthemen. Mehr als Zweidrittel der Befragten sind der Meinung, dass Aspekte wie Nachhaltigkeit, Wellbeing, Mobilität und Digitalisierung noch nicht ausreichend in der eigenen Immobilienstrategie verankert sind. Neuen Technologien und Künstlicher Intelligenz sprechen die Befragten zukünftig großes Potenzial zu. 93 Prozent der Teilnehmenden sind überzeugt, dass die Digitalisierung im Real Estate Management noch wichtiger werden wird. Die drei größten Mehrwerte liegen demnach in der Optimierung von Prozessen (82 % Zustimmung), der Effizienzsteigerung bzw. Kostensenkung im Betrieb (74 %) und der Erhöhung der Transparenz durch digitale Dokumente (69 %).
Unter den Immobilienverantwortlichen äußert sich aber auch eine zunehmend kritische Perspektive, weil viele der Potenziale noch nicht ausgereizt werden oder Tools die Erwartungen nicht erfüllen. Mehr als 80 Prozent der Teilnehmenden sind mit dem Kosten-Nutzen-Verhältnis bei der Implementierung neuer Gebäudetechnologien unzufrieden. Zu den größten Herausforderungen gehören die fehlende Standardisierung der Tools (63 %), fehlende Kompetenzen der Mitarbeitenden (58 %) und die hohen Investitionskosten (56 %). Um die Akzeptanz neuer Technologien zu verbessern, fordern die Befragten eine höhere Benutzerfreundlichkeit und mehr Transparenz zu den Vorteilen bestimmter Systeme und Tools.
„Moderne Technologien und digitale Tools wie zum Beispiel CAFM-Systeme oder Portfoliomanagement-Tools ermöglichen tiefere Einblicke in Prozesse und liefern aktuelles, präzises und anhaltendes Wissen“, erklärt Thomas Häusser.
Betreiberrisiken klar reduziert
Spürbar haben sich in den letzten beiden Jahren die Betreiberrisiken verringert. Anders als im vergangenen Jahr geben rund zwei Drittel der Befragten an, keine nicht-lösbaren Betreiberrisiken zu haben. Nur neun Prozent bestätigen derartige Probleme – ein deutlicher Rückgang zum Vorjahr (19 %). „In den letzten zwei Jahren haben sich die Betreiberrisiken augenscheinlich reduziert – aufgrund besserer Strukturen, transparenterer Reportings und klarer Delegation“, so Bernd Fisel.
Mehr ESG-Strategien, aber Zurückhaltung bei Investments
Deutliche Fortschritte zeigen sich bei der Umsetzung von ESG- und Nachhaltigkeitsstrategien, diese sind zunehmend ganzheitlich als zentrales Merkmal in der Unternehmensstrategie verankert und immer stärker im Management von Immobilien implementiert. Nur noch 22 Prozent geben an, ESG und die damit verbundenen Auflagen für ihr Unternehmen nicht oder nur teilweise zu kennen. 2023 war es noch ein knappes Drittel und 2022 rund die Hälfte. Auch die Anzahl der Unternehmen mit einer klar definierten ESG-Strategie hat sich vergrößert. Ein knappes Viertel und damit fünf Prozent mehr als vergangenes Jahr gaben zudem an, dass ihr CREM-Bereich über eine ESG-Strategie verfügt, die mit der Unternehmensstrategie kohärent ist.
Was Investitionen in ESG-Optimierungen angeht, sind viele Betriebe noch sehr konservativ. Nur ein Drittel gesteht ESG-relevanten Maßnahmen bei der Capex-Planung eine höhere Relevanz zu, ein Zehntel gewichtet sie gar nicht. Dabei gibt es zahlreiche Gründe für einen höheren Stellenwert. „Mittelfristig gesehen verschenken Unternehmen ihr Geld, wenn sie ESG-Maßnahmen weiterhin so niedrig in der Capex-Planung gewichten. Denn nicht nur der gesellschaftliche und politische Druck auf Unternehmen, sich an Nachhaltigkeitsaspekten zu orientieren, steigt. Zudem geht damit ein Wertverlust der betroffenen Objekte einher, die Fungibilität sinkt und die Vermietbarkeit verschlechtert sich“, so Thomas Häusser.
