27.06.2023 Arbeitszeiterfassung und Mitarbeitereinsatzplanung: Moderne Lösungen
In der Arbeitswelt ist das Zeiterfassung erstellen eine zentrale Säule für den ordnungsgemäßen Betrieb jedes Unternehmens. Ihre Funktion geht dabei über das Zählen der Stunden hinaus – sie wird zur Berechnung von Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen eingesetzt. Da sich dieser Prozess als enorm zeit- und kostenintensiv herausstellt, gibt es mittlerweile moderne Lösungen, wie z. B. das Dienstplan erstellen mit Shiftbase.
Weshalb man mit neuen Tools Geld einspart
Früher bestand die Arbeitszeiterfassung aus Stempeluhren und manuell ausgefüllten Arbeitsblättern. Ein Prozess, der Geduld, Genauigkeit und vor allem Zeit erforderte. Im digitalen Zeitalter gibt es Softwareanwendungen, die diesen Prozess nicht nur vereinfachen, sondern teilweise vollkommen automatisieren.
Neben der Zeiteinsparung spart man mit digitalen Tools auch direkt Kapital ein. Das liegt daran, dass dabei bei den tatsächlich erbrachten Stunden der Mitarbeiter niemals aufgerundet wird – was in vielen Unternehmen ständig passiert. Die Software rechnet nur das ab, was tatsächlich aufgebracht wurde, auf die Sekunde genau.
Ein Umdenken zugunsten von Effizienz
Die Erstellung der Zeiterfassung und die darauf basierende Gehaltsabrechnung war immer schon ein mühsamer Prozess. Aber auch die Personaleinsatzplanung bzw. je nach Unternehmen auch die Schichteinteilung kann zäh sein. Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Präferenzen der Mitarbeiter - all diese Faktoren müssen berücksichtigt werden. Tatsächlich hat die Digitalisierung auch hier Spuren hinterlassen.
Heute lässt sich die Einsatzplanung mit der Hilfe von moderner Software fast gänzlich automatisieren, was nicht nur den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern kann. Fragen wie: Wer bekommt wie oft die Nacht- oder Wochenendschicht zugeteilt? Wer ist wie oft wofür zuständig? Alles Faktoren, für die eine geeignete Software eine transparente Basis schafft – sodass sich kein Mitarbeiter benachteiligt fühlt.
Die Automatisierung von Überstunden- und Urlaubsverwaltung
Früher bedeutete die Verwaltung von Überstunden und Urlaubstagen endlose Papierstapel und komplexe Berechnungen. Durch den Einsatz digitaler Lösungen wird dieser Prozess jedoch wesentlich vereinfacht. Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen, werden dadurch reduziert oder sogar völlig ausgemerzt. Diesbezüglich haben nicht wenig Unternehmen speziell in der Urlaubszeit enorme Probleme mit der Einteilung ihrer Mitarbeiter.
Datenbasierte Entscheidungen treffen
Echtzeit-Einblicke in die Produktivität und Anwesenheit der Mitarbeiter sind für ein wirtschaftlich arbeitendes Unternehmen von Vorteil. Durch die Generierung benutzerdefinierter Berichte können Manager Bereiche mit hohen Arbeitskosten, geringer Produktivität oder schlechter Anwesenheit identifizieren. Digitalen Zeiterfassung ermöglicht klare Sicht auf die operative Ebene des Unternehmens, die es ermöglicht, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Mehr als nur Zeiterfassung: Flexibilität und Mobilität neu erleben
Ein Arbeitsplatz ist nicht mehr nur auf ein physisches Büro beschränkt. Das ist speziell durch die Pandemie vielen klar geworden. Mit unserer Arbeitskultur hat sich für viele Unternehmen auch die Art und Weise geändert, wie sie ihre Arbeitszeiten erfassen und einteilen. Speziell im Hinblick auf den Anstieg im Bereich des Home-Office und Remote - Work haben viele Mitarbeiter das Bedürfnis weiterhin dieses Angebot in Anspruch nehmen zu können.
Dank der softwarebasierten Zeiterfassung können Mitarbeiter ein- und ausstempeln, Pausen dokumentieren und sogar Schichtanfragen einreichen, alles von ihrem mobilen Gerät aus - unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
Eine Brücke zwischen HR-Management und Mitarbeitern
Vorbei sind die Zeiten, in denen Planungsentscheidungen hinter verschlossenen Bürotüren getroffen wurden. Heutzutage ist Transparenz gefragt. Moderne digitale Planungstools dienen als Kommunikationsbrücke zwischen Managern und Mitarbeitern. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Verfügbarkeiten, Schichtanfragen und bevorzugten Arbeitszeiten zu kommunizieren. Das Management kann diese Bedürfnisse schließlich in Echtzeit einsehen und darauf reagieren. So schafft man eine Basis für eine gesunde Work-Life-Balance und zeigt den Mitarbeitern, dass man ihre Wünsche respektiert.
Die Zukunft liegt in der Digitalisierung
Die Digitalisierung hat den Arbeitsalltag schon in vielen Bereichen grundlegend verändert – zumindest gilt das für einen beträchtlichen Teil der deutschen Unternehmen. Smarte Tools schaffen Transparenz, senken Arbeitsaufwand und damit verbundene Kosten und wenn richtig angewandt und kommuniziert, erhöhen sie auch die Loyalität der Mitarbeiter zum Unternehmen.
Weshalb man mit neuen Tools Geld einspart
Früher bestand die Arbeitszeiterfassung aus Stempeluhren und manuell ausgefüllten Arbeitsblättern. Ein Prozess, der Geduld, Genauigkeit und vor allem Zeit erforderte. Im digitalen Zeitalter gibt es Softwareanwendungen, die diesen Prozess nicht nur vereinfachen, sondern teilweise vollkommen automatisieren.
Neben der Zeiteinsparung spart man mit digitalen Tools auch direkt Kapital ein. Das liegt daran, dass dabei bei den tatsächlich erbrachten Stunden der Mitarbeiter niemals aufgerundet wird – was in vielen Unternehmen ständig passiert. Die Software rechnet nur das ab, was tatsächlich aufgebracht wurde, auf die Sekunde genau.
Ein Umdenken zugunsten von Effizienz
Die Erstellung der Zeiterfassung und die darauf basierende Gehaltsabrechnung war immer schon ein mühsamer Prozess. Aber auch die Personaleinsatzplanung bzw. je nach Unternehmen auch die Schichteinteilung kann zäh sein. Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Präferenzen der Mitarbeiter - all diese Faktoren müssen berücksichtigt werden. Tatsächlich hat die Digitalisierung auch hier Spuren hinterlassen.
Heute lässt sich die Einsatzplanung mit der Hilfe von moderner Software fast gänzlich automatisieren, was nicht nur den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern kann. Fragen wie: Wer bekommt wie oft die Nacht- oder Wochenendschicht zugeteilt? Wer ist wie oft wofür zuständig? Alles Faktoren, für die eine geeignete Software eine transparente Basis schafft – sodass sich kein Mitarbeiter benachteiligt fühlt.
Die Automatisierung von Überstunden- und Urlaubsverwaltung
Früher bedeutete die Verwaltung von Überstunden und Urlaubstagen endlose Papierstapel und komplexe Berechnungen. Durch den Einsatz digitaler Lösungen wird dieser Prozess jedoch wesentlich vereinfacht. Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen, werden dadurch reduziert oder sogar völlig ausgemerzt. Diesbezüglich haben nicht wenig Unternehmen speziell in der Urlaubszeit enorme Probleme mit der Einteilung ihrer Mitarbeiter.
Datenbasierte Entscheidungen treffen
Echtzeit-Einblicke in die Produktivität und Anwesenheit der Mitarbeiter sind für ein wirtschaftlich arbeitendes Unternehmen von Vorteil. Durch die Generierung benutzerdefinierter Berichte können Manager Bereiche mit hohen Arbeitskosten, geringer Produktivität oder schlechter Anwesenheit identifizieren. Digitalen Zeiterfassung ermöglicht klare Sicht auf die operative Ebene des Unternehmens, die es ermöglicht, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Mehr als nur Zeiterfassung: Flexibilität und Mobilität neu erleben
Ein Arbeitsplatz ist nicht mehr nur auf ein physisches Büro beschränkt. Das ist speziell durch die Pandemie vielen klar geworden. Mit unserer Arbeitskultur hat sich für viele Unternehmen auch die Art und Weise geändert, wie sie ihre Arbeitszeiten erfassen und einteilen. Speziell im Hinblick auf den Anstieg im Bereich des Home-Office und Remote - Work haben viele Mitarbeiter das Bedürfnis weiterhin dieses Angebot in Anspruch nehmen zu können.
Dank der softwarebasierten Zeiterfassung können Mitarbeiter ein- und ausstempeln, Pausen dokumentieren und sogar Schichtanfragen einreichen, alles von ihrem mobilen Gerät aus - unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
Eine Brücke zwischen HR-Management und Mitarbeitern
Vorbei sind die Zeiten, in denen Planungsentscheidungen hinter verschlossenen Bürotüren getroffen wurden. Heutzutage ist Transparenz gefragt. Moderne digitale Planungstools dienen als Kommunikationsbrücke zwischen Managern und Mitarbeitern. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Verfügbarkeiten, Schichtanfragen und bevorzugten Arbeitszeiten zu kommunizieren. Das Management kann diese Bedürfnisse schließlich in Echtzeit einsehen und darauf reagieren. So schafft man eine Basis für eine gesunde Work-Life-Balance und zeigt den Mitarbeitern, dass man ihre Wünsche respektiert.
Die Zukunft liegt in der Digitalisierung
Die Digitalisierung hat den Arbeitsalltag schon in vielen Bereichen grundlegend verändert – zumindest gilt das für einen beträchtlichen Teil der deutschen Unternehmen. Smarte Tools schaffen Transparenz, senken Arbeitsaufwand und damit verbundene Kosten und wenn richtig angewandt und kommuniziert, erhöhen sie auch die Loyalität der Mitarbeiter zum Unternehmen.
