17.02.2023 Fünf Tipps für eine erfolgreiche Rückkehr ins Büro
Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von deskbird
Eine im Juni 2022 durchgeführte Studie von Gallup zeigte, dass derzeit nur zwei von zehn Arbeitnehmenden Vollzeit ins Büro kommen. Da für Unternehmen oft nicht ersichtlich ist, ob, wann und wie viele Mitarbeitende vor Ort arbeiten, mieten sie daher häufig viel zu große Büroflächen. Das führt zu erheblichen Miet-, Strom- und Heizkosten, die vermeidbar sind. Um sowohl von den Vorteilen von Remote Work als auch von Präsenzarbeit zu profitieren, bietet sich ein modernes Arbeitsmodell an, welches bereits zahlreiche Unternehmen überzeugt: Die Hybridarbeit. Diesen Trend verdeutlicht auch eine im Februar 2022 durchgeführte Studie von AT&T. Sie prognostiziert, dass im Jahr 2024 81 Prozent der Unternehmen hybride Arbeitsmodelle nutzen werden. Im Jahr 2021 waren es nur 42 Prozent. Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von deskbird, verrät in fünf Tipps, wie koordinierte Hybridarbeit die Rückkehr ins Büro unterstützt und das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeitenden fördert.
1. Tipp: Workplace-Management Tools unterstützen bei der Koordination
Hybrides Arbeiten gibt es in zahlreichen Erscheinungsformen mit unterschiedlicher Flexibilität in Bezug auf Zeit und Ort. Je nach Flexibilitätsgrad kann das neue Herausforderungen oder Vorteile für das Unternehmen mit sich bringen. Mitarbeitende profitieren besonders von einem Modell mit hoher Flexibilität, da sie damit eine bessere Work-Life-Balance erreichen können: weniger Pendeln, private Termine einfacher wahrnehmen und mehr Zeit für die Familie sind da nur einige Vorteile. Ein flexibles Hybridarbeitsmodell führt allerdings zu einem höheren Koordinationsaufwand - denn das Arbeiten an unterschiedlichen Orten zu verschiedenen Zeiten kann die Kommunikation und die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten erschweren. Dies lässt sich jedoch mit Hilfe von Workplace-Management-Tools einfach lösen. In wenigen Klicks kommunizieren Mitarbeitende, ob sie im Home Office oder im Büro arbeiten. Mit Hilfe dieser Apps können sie schnell und einfach einen Schreibtisch im Büro buchen. In Echtzeit sehen sie, wo ihre Kolleg:innen arbeiten, was die Planung von gemeinsamen Office-Tagen erleichtert. Koordinieren Unternehmen die Hybridarbeit, erhöht das die Produktivität um 40 Prozent und Mitarbeitende sind erwiesenermaßen bis zu 20 Prozent zufriedener.
2. Tipp: Büronutzung optimieren, um Kosten zu reduzieren
Hybridarbeit unterstützt nicht nur die Erhöhung der Produktivität und Zufriedenheit, sondern kann auch zu Kostensenkungen im Unternehmen führen. Mit Arbeitsplatz-Management-Tools werden Buchungsdaten erfasst, aus denen man ableiten kann, welche Büroflächen wie stark frequentiert sind. Diese Analysen erstellen die Programme automatisch. Sie helfen Führungskräften dabei, ungenutzte Flächen sowie den Verbrauch an Ressourcen zu reduzieren. So können sie die Bürokosten um bis zu 30 Prozent senken. Das gelingt jedoch nur, wenn es sich um besonders flexible Arbeitsmodelle handelt. Geben Unternehmen fixe Tage vor, an denen alle Mitarbeitenden im Home-Office oder Büro arbeiten, können sie Flächen kaum reduzieren und daher keine Kosten einsparen.
3. Tipp: Flexibles Arbeiten mit Desk Sharing
Damit Unternehmen möglichst effizient auf kleinerer Bürofläche arbeiten können, bietet sich Desk Sharing an. Bei diesem Modell haben Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch im Büro, sondern sitzen jeden Tag an einem anderen Arbeitsplatz. Um Stress, Suchen und Chaos zu vermeiden, können Unternehmen Workplace-Management-Apps verwenden, wodurch sich der Koordinationsaufwand auf zwei Klicks pro Tag beschränkt. Desk Sharing ist aber nicht nur für einzelne Mitarbeitende, sondern für das ganze Unternehmen von Vorteil. Mitarbeitende haben keinen eigenen Schreibtisch und sitzen daher jeden Tag neben neuen Kolleg:innen. Die ständig wechselnden Sitznachbar:innen sorgen für einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag und verbessern Informationsfluss sowie Zusammenarbeit im Büro.
4. Tipp: Effektive Hybridarbeit durch die richtigen Tools
Je flexibler Unternehmen hybrides Arbeiten handhaben, desto essenzieller wird die Verwendung digitaler Tools, die bei Kommunikation, Datensicherung und Projektmanagement unterstützen. Entsprechende Apps vereinfachen die synchrone und asynchrone Kommunikation und hybride Meetings. Verwenden Unternehmen Cloud-Speicher, um ihre Dokumente zu sichern, können Mitarbeitende jederzeit und von überall aus auf aktuelle Informationen zugreifen. Das erleichtert den Arbeitsfluss Außerdem vereinfachen Cloud-Lösungen die Zusammenarbeit. Bei zu hoher Arbeitsbelastung können sich Kolleg:innen zudem noch einfacher gegenseitig unterstützen. Mit dem Einsatz digitaler Tools entfallen langwierige Abstimmungsprozesse in Person, wodurch Mitarbeitende im Büro mehr Zeit für den kreativen Austausch und eine produktive Zusammenarbeit haben.
5. Tipp: Personenzentriert führen
Hybride Arbeitsformen bieten zahlreiche Vorteile. Sie funktionieren jedoch nicht, wenn dabei Soft Skills vergessen werden. Denn den passenden Leadership-Stil zu finden, ist essenziell. Mitarbeitende nicht mehr jeden Tag im Büro zu sehen, kann für viele Führungskräfte verunsichernd sein. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, fragen sie teils regelmäßig nach Updates oder kontrollieren Projekte. Mikromanagement als Folge führt auf Seiten der Mitarbeitenden häufig zu Demotivation, Stress oder auch Kündigungen. Stattdessen sollten Manager:innen einen personenzentrierten Führungsstil verfolgen, bei dem Arbeitnehmende und ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen. Dadurch wird die Arbeitgeberattraktivität erhöht und Unternehmen haben eine bessere Chance im “War for Talents".
Mitarbeiterzufriedenheit als Basis für den Erfolg
Die offene Kommunikation darüber, wer wann wo arbeitet, hat für Führungskräfte und die Belegschaft gleichermaßen Vorteile. Sowohl die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden als auch die Effizienz und Planungssicherheit von Unternehmen steigen. Durch koordinierte Hybridarbeit werden einst verlassene Büroräume wieder zu einem Ort der Kollaboration. Verschiedene digitale Tools erleichtern die Einführung und Umsetzung dieses Arbeitsmodells. Gemeinsam mit einem mitarbeiterzentrierten Führungsstil können Unternehmen so Schritt für Schritt den Weg zur Zukunft der Arbeitswelt meistern.
1. Tipp: Workplace-Management Tools unterstützen bei der Koordination
Hybrides Arbeiten gibt es in zahlreichen Erscheinungsformen mit unterschiedlicher Flexibilität in Bezug auf Zeit und Ort. Je nach Flexibilitätsgrad kann das neue Herausforderungen oder Vorteile für das Unternehmen mit sich bringen. Mitarbeitende profitieren besonders von einem Modell mit hoher Flexibilität, da sie damit eine bessere Work-Life-Balance erreichen können: weniger Pendeln, private Termine einfacher wahrnehmen und mehr Zeit für die Familie sind da nur einige Vorteile. Ein flexibles Hybridarbeitsmodell führt allerdings zu einem höheren Koordinationsaufwand - denn das Arbeiten an unterschiedlichen Orten zu verschiedenen Zeiten kann die Kommunikation und die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten erschweren. Dies lässt sich jedoch mit Hilfe von Workplace-Management-Tools einfach lösen. In wenigen Klicks kommunizieren Mitarbeitende, ob sie im Home Office oder im Büro arbeiten. Mit Hilfe dieser Apps können sie schnell und einfach einen Schreibtisch im Büro buchen. In Echtzeit sehen sie, wo ihre Kolleg:innen arbeiten, was die Planung von gemeinsamen Office-Tagen erleichtert. Koordinieren Unternehmen die Hybridarbeit, erhöht das die Produktivität um 40 Prozent und Mitarbeitende sind erwiesenermaßen bis zu 20 Prozent zufriedener.
2. Tipp: Büronutzung optimieren, um Kosten zu reduzieren
Hybridarbeit unterstützt nicht nur die Erhöhung der Produktivität und Zufriedenheit, sondern kann auch zu Kostensenkungen im Unternehmen führen. Mit Arbeitsplatz-Management-Tools werden Buchungsdaten erfasst, aus denen man ableiten kann, welche Büroflächen wie stark frequentiert sind. Diese Analysen erstellen die Programme automatisch. Sie helfen Führungskräften dabei, ungenutzte Flächen sowie den Verbrauch an Ressourcen zu reduzieren. So können sie die Bürokosten um bis zu 30 Prozent senken. Das gelingt jedoch nur, wenn es sich um besonders flexible Arbeitsmodelle handelt. Geben Unternehmen fixe Tage vor, an denen alle Mitarbeitenden im Home-Office oder Büro arbeiten, können sie Flächen kaum reduzieren und daher keine Kosten einsparen.
3. Tipp: Flexibles Arbeiten mit Desk Sharing
Damit Unternehmen möglichst effizient auf kleinerer Bürofläche arbeiten können, bietet sich Desk Sharing an. Bei diesem Modell haben Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch im Büro, sondern sitzen jeden Tag an einem anderen Arbeitsplatz. Um Stress, Suchen und Chaos zu vermeiden, können Unternehmen Workplace-Management-Apps verwenden, wodurch sich der Koordinationsaufwand auf zwei Klicks pro Tag beschränkt. Desk Sharing ist aber nicht nur für einzelne Mitarbeitende, sondern für das ganze Unternehmen von Vorteil. Mitarbeitende haben keinen eigenen Schreibtisch und sitzen daher jeden Tag neben neuen Kolleg:innen. Die ständig wechselnden Sitznachbar:innen sorgen für einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag und verbessern Informationsfluss sowie Zusammenarbeit im Büro.
4. Tipp: Effektive Hybridarbeit durch die richtigen Tools
Je flexibler Unternehmen hybrides Arbeiten handhaben, desto essenzieller wird die Verwendung digitaler Tools, die bei Kommunikation, Datensicherung und Projektmanagement unterstützen. Entsprechende Apps vereinfachen die synchrone und asynchrone Kommunikation und hybride Meetings. Verwenden Unternehmen Cloud-Speicher, um ihre Dokumente zu sichern, können Mitarbeitende jederzeit und von überall aus auf aktuelle Informationen zugreifen. Das erleichtert den Arbeitsfluss Außerdem vereinfachen Cloud-Lösungen die Zusammenarbeit. Bei zu hoher Arbeitsbelastung können sich Kolleg:innen zudem noch einfacher gegenseitig unterstützen. Mit dem Einsatz digitaler Tools entfallen langwierige Abstimmungsprozesse in Person, wodurch Mitarbeitende im Büro mehr Zeit für den kreativen Austausch und eine produktive Zusammenarbeit haben.
5. Tipp: Personenzentriert führen
Hybride Arbeitsformen bieten zahlreiche Vorteile. Sie funktionieren jedoch nicht, wenn dabei Soft Skills vergessen werden. Denn den passenden Leadership-Stil zu finden, ist essenziell. Mitarbeitende nicht mehr jeden Tag im Büro zu sehen, kann für viele Führungskräfte verunsichernd sein. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, fragen sie teils regelmäßig nach Updates oder kontrollieren Projekte. Mikromanagement als Folge führt auf Seiten der Mitarbeitenden häufig zu Demotivation, Stress oder auch Kündigungen. Stattdessen sollten Manager:innen einen personenzentrierten Führungsstil verfolgen, bei dem Arbeitnehmende und ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen. Dadurch wird die Arbeitgeberattraktivität erhöht und Unternehmen haben eine bessere Chance im “War for Talents".
Mitarbeiterzufriedenheit als Basis für den Erfolg
Die offene Kommunikation darüber, wer wann wo arbeitet, hat für Führungskräfte und die Belegschaft gleichermaßen Vorteile. Sowohl die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden als auch die Effizienz und Planungssicherheit von Unternehmen steigen. Durch koordinierte Hybridarbeit werden einst verlassene Büroräume wieder zu einem Ort der Kollaboration. Verschiedene digitale Tools erleichtern die Einführung und Umsetzung dieses Arbeitsmodells. Gemeinsam mit einem mitarbeiterzentrierten Führungsstil können Unternehmen so Schritt für Schritt den Weg zur Zukunft der Arbeitswelt meistern.
