24.03.2022 ICG: Whistleblower-Richtlinie ab 2022 für Unternehmen verbindlich
Die Frist zur Umsetzung der EU Whistleblower-Richtlinie ist Ende 2021 abgelaufen. Sie gilt damit seit Januar dieses Jahres für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder mit einem jährlichen weltweiten Umsatz von mehr als 10 Millionen Euro und dient dazu, den in der EU uneinheitlich geregelten Hinweisgeberschutz zu vereinheitlichen.
Karin Barthelmes-Wehr, Geschäftsführerin des ICG (Institut für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft): „Der Whistleblower riskiert mit einer Meldung nicht selten seinen Arbeitsplatz und damit auch sein Auskommen, er soll daher vor rechtlichen Konsequenzen und Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden. Unternehmen müssen deswegen seit Januar ein System zur Meldung von Verdachtsfällen eingerichtet haben. Durch eigene, vertrauenswürdige Meldekanäle schaffen Unternehmen Anreize für die Mitarbeiter, Beschwerden zunächst intern zu richten.“
Zum einen bezieht sich der sachliche Anwendungsbereich der Richtlinie auf die Meldung von Rechtsverstößen beispielsweise im Bereich öffentliches Auftragswesen, Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Umweltschutz und Schutz von Privatsphäre sowie personenbezogene Daten. Zum anderen wird der persönliche Anwendungsbereich weit ausgelegt und umfasst alle Personen, die mit den Dienstleistungen des Unternehmens in Berührung kommen und im beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Damit gelten die Regelungen sowohl für eigene Mitarbeiter als auch externe Personen.
Der Ablauf der Bearbeitung der Hinweise ist seit Januar formalisiert und sieht eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung und eine Rückmeldefrist innerhalb von maximal drei Monaten vor.
Während der Investigation gilt das Vertraulichkeitsgebot, d.h. die Identität des Hinweisgebers darf ohne dessen Zustimmung nicht offengelegt werden. Ein Verstoß dagegen ist sanktionsbewährt, wobei eine Ausnahme bei Behörden- und Gerichtsverfahren gilt.
Antonios Kotsis, Head of Legal & Compliance JLL & Leiter des Arbeitskreises Compliance des ICG: „Wer es mit Compliance ernst meint, verschafft den Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten die Möglichkeit, auf Fehlverhalten und interne Missstände hinzuweisen. Die konsequente Aufklärung von Hinweisen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen stärken das Vertrauen der Mitarbeiter in die Compliance-Bemühungen des eigenen Unternehmens sowie die Glaubwürdigkeit der Unternehmensleitung. “
„Hinweisgeber sind für den Erhalt einer offenen und transparenten Gesellschaft wichtig, da sie den Mut aufbringen, unter Eingehung persönlicher Risiken Missstände aufzudecken. Ein zukünftig gesteigerter gesetzlicher Schutz ist wichtig, um dieses zentrale Element effektiver Compliance weiter zu stärken”, ergänzt Jan Ockenfels, Team Leader Compliance Germany & BeLux bei JLL sowie Mit-Autor der Richtlinie.
“Die Unternehmensleitung hat die Möglichkeit, auf negative Entwicklungen zu reagieren und das Unternehmen besser vor Risiken zu schützen. Ein funktionierendes internes Meldesystem ist daher sinnvoll für beide – für das Unternehmen und die Mitarbeiter“, so Barthelmes-Wehr.
Einen wichtigen Beitrag zum Vertrauen in das Meldesystem leistet dessen Bekanntheitsgrad im Unternehmen. Je detaillierter und regelmäßiger eine Information der Mitarbeiter über die Existenz der internen Meldemöglichkeiten und den vertrauensvollen Umgang mit den erhobenen personen- und meldungsbezogenen Daten erfolgt, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass diese internen Meldemöglichkeiten genutzt werden.
Karin Barthelmes-Wehr, Geschäftsführerin des ICG (Institut für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft): „Der Whistleblower riskiert mit einer Meldung nicht selten seinen Arbeitsplatz und damit auch sein Auskommen, er soll daher vor rechtlichen Konsequenzen und Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden. Unternehmen müssen deswegen seit Januar ein System zur Meldung von Verdachtsfällen eingerichtet haben. Durch eigene, vertrauenswürdige Meldekanäle schaffen Unternehmen Anreize für die Mitarbeiter, Beschwerden zunächst intern zu richten.“
Zum einen bezieht sich der sachliche Anwendungsbereich der Richtlinie auf die Meldung von Rechtsverstößen beispielsweise im Bereich öffentliches Auftragswesen, Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Umweltschutz und Schutz von Privatsphäre sowie personenbezogene Daten. Zum anderen wird der persönliche Anwendungsbereich weit ausgelegt und umfasst alle Personen, die mit den Dienstleistungen des Unternehmens in Berührung kommen und im beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Damit gelten die Regelungen sowohl für eigene Mitarbeiter als auch externe Personen.
Der Ablauf der Bearbeitung der Hinweise ist seit Januar formalisiert und sieht eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung und eine Rückmeldefrist innerhalb von maximal drei Monaten vor.
Während der Investigation gilt das Vertraulichkeitsgebot, d.h. die Identität des Hinweisgebers darf ohne dessen Zustimmung nicht offengelegt werden. Ein Verstoß dagegen ist sanktionsbewährt, wobei eine Ausnahme bei Behörden- und Gerichtsverfahren gilt.
Antonios Kotsis, Head of Legal & Compliance JLL & Leiter des Arbeitskreises Compliance des ICG: „Wer es mit Compliance ernst meint, verschafft den Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten die Möglichkeit, auf Fehlverhalten und interne Missstände hinzuweisen. Die konsequente Aufklärung von Hinweisen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen stärken das Vertrauen der Mitarbeiter in die Compliance-Bemühungen des eigenen Unternehmens sowie die Glaubwürdigkeit der Unternehmensleitung. “
„Hinweisgeber sind für den Erhalt einer offenen und transparenten Gesellschaft wichtig, da sie den Mut aufbringen, unter Eingehung persönlicher Risiken Missstände aufzudecken. Ein zukünftig gesteigerter gesetzlicher Schutz ist wichtig, um dieses zentrale Element effektiver Compliance weiter zu stärken”, ergänzt Jan Ockenfels, Team Leader Compliance Germany & BeLux bei JLL sowie Mit-Autor der Richtlinie.
“Die Unternehmensleitung hat die Möglichkeit, auf negative Entwicklungen zu reagieren und das Unternehmen besser vor Risiken zu schützen. Ein funktionierendes internes Meldesystem ist daher sinnvoll für beide – für das Unternehmen und die Mitarbeiter“, so Barthelmes-Wehr.
Einen wichtigen Beitrag zum Vertrauen in das Meldesystem leistet dessen Bekanntheitsgrad im Unternehmen. Je detaillierter und regelmäßiger eine Information der Mitarbeiter über die Existenz der internen Meldemöglichkeiten und den vertrauensvollen Umgang mit den erhobenen personen- und meldungsbezogenen Daten erfolgt, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass diese internen Meldemöglichkeiten genutzt werden.
