24.01.2022 Arbeit der Zukunft: Jeden Tag ins Büro – das ist sowas von last Season!
Markus Menzinger. Fotocredit: Office Group GmbH
Fast zwei Jahre Corona-Pandemie haben die Arbeitswelt spürbar verändert. Vieles muss neu gedacht werden und die Betroffenen – Arbeitnehmer wie Arbeitgeber – stehen vor grundsätzlichen Fragen, wie das Arbeiten von Morgen aussehen wird. Markus Menzinger, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Münchner Office Group GmbH, ist sich sicher: „Jeden Tag ins Büro zur Arbeit gehen – das war gestern!“.
Was am Ende des ersten Quartals 2020 in Deutschland und weltweit begonnen hat, setzt sich in verschiedenen Ausprägungen bis heute fort: Büro-Mitarbeiter sollen so oft wie möglich ins Homeoffice. In erster Linie, um „unnötige Kontakte“ zu vermeiden. Nicht vollständig geklärt ist, wie Unternehmen dieses „neue Arbeiten“ zwischen Büro-Arbeitsplatz und Homeoffice oder Küchentisch organisieren und regeln können. Wie sollen Führungskräfte ihre Leitungs-Skills einsetzen, wenn sie ihre Mitarbeiter nur noch auf dem Bildschirm sehen und überhaupt nicht mehr persönlich treffen, ob im Meeting, bei der Abteilungsfeier oder in der Kantine? Und wie kommen die Mitarbeiter damit zurecht, dass sie eventuell in Präsenz-Zeiten im Büro nicht mehr am gewohnten eigenen Arbeitsplatz sitzen „dürfen“, sondern sich jedes Mal neu einen „Hot-Desk“ auswählen müssen?
Weitreichende Veränderungen für Unternehmen jeder Größe
Markus Menzinger macht dazu klar: „Die Herausforderung, von heute auf morgen unseren Arbeitsmodus umzustellen, haben wir in Deutschland sensationell bewältigt. Aber diese Phase dauert weiterhin an und bringt für Unternehmen jeder Größe weitreichende Veränderungen mit sich. Als moderner Chef komme ich schon lange ohne ‚standesgemäßes‘ eigenes Büro aus. Ich nehme mir einen Sitz-Platz zum Arbeiten, wo gerade Platz zur Verfügung steht. Dazu brauchte ich keine Krisenerfahrung“. Doch der Inhaber der Office Group GmbH stellte auch fest, dass sich nicht wenige Mitarbeiter zunächst damit schwertaten, den neuen Modus „Desk-Sharing“ optimal in die Praxis umzusetzen. Wie bei regelmäßigen Treffen in Meeting- und Konferenz-Räumen suchten sich viele immer wieder denselben Sitz- und Arbeitsplatz. Nur langsam entdeckte jeder, wie die verschiedenen Möglichkeiten der Arbeitswelt jeweils eigene, optimale Bedingungen zur Verfügung stellen.
Die Gründe für ein gewisses „Fremdeln“ mit dem Neuen liegen auf der Hand. Menzinger: „Für die Mitarbeiter hat es zweifellos eine Bedeutung, in die Firma zu kommen und einen individuell eingerichteten Arbeitsplatz vorzufinden. Wer sich allerdings ernsthaft mit den verschiedenen Aufgaben eines Büro-Arbeitstages auseinandersetzt, wird erkennen, warum sich die gesamte Arbeitswelt derzeit massiv verändert. Die Herausforderungen an unsere Selbst-Organisation lassen uns intensiv reflektieren, welches Arbeitsumfeld wir für welche Aufgabe benötigen. Uns so sind wir schneller als gedacht bei den Potenzialen des ‚Hybriden Arbeitens‘ in der neuen Arbeitswelt“.
Die Lösung: Eine intuitive Arbeitswelt
Lösungsmöglichkeiten liegen für den Experten auf der Hand. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern künftig eine intuitive Arbeitswelt zur Verfügung stellen, wo sie je nach aktuellem Bedarf gestalten, lernen, konzentriert arbeiten und sich gegenseitig inspirieren können. Dann kann jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, wann die Arbeitswelt in der Firmenzentrale und wann das Homeoffice die bessere Wahl für die anfallenden Aufgaben ist. Und wann es eine gute Alternative sein kann, sich mit seinen Projekt-Kollegen im Business-Camping oder einem Coworking-Space zu treffen.
Menzinger sieht noch eine andere Frage: „Auf welcher Ebene wird künftig eigentlich entschieden, welche Hybrid-Lösung für das Unternehmen, den Bereich, die Abteilung, die Projektgruppe die beste Lösung ist? Bleibt das weiter Chef-Sache? Oder bekommen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freie Entscheidungsbefugnis, wann sie von wo aus die Aufgaben verrichten?“ Die Antwort liegt für Menzinger auf der Hand: „Außerhalb von Krisen-Zeiten, wo Homeoffice quasi zur Pflicht erklärt wird, sehe ich das Team, in dem die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ‚wirken‘, am besten geeignet, dies jeweils für einen bestimmten Turnus festzulegen und später gegebenenfalls anzupassen“. Denn das ‚allein vor sich Hinwerkeln‘ braucht für jeden Menschen eine ‚soziale‘ Ergänzung, ist sich der 55-Jährige (Bild) sicher. Im normalen Büroalltag gibt es eine Vielzahl flüchtiger und auch intensiver Begegnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zwischen einem „Guten Morgen“ beim Gang zum eigenen Arbeitsplatz über das „Hallo“ in der Druckerzentrale oder der Teeküche bis zum „Schönen Feierabend“ beim Verlassen des Büros gab es eine Vielzahl kurzer Begegnungsmomente. Ergänzt wurde dies den Arbeitstag über durch ausführliche Meetings, kurze Jour fixe oder intensive Projektabstimmungen. Begegnungen, kurzer Austausch und intensives Zusammenwirken zahlen somit ein in den sozialen Kit des Unternehmens.
Die Verantwortung liegt beim jeweiligen Team
Im eigenen Unternehmen hat Menzinger bereits seine Erfahrungen gemacht und bewertet. „Wenn ich erlebe, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Office Group auf unser Desksharing reagieren, sehe ich auch die Herausforderungen dieser neuen Arbeitsoptionen. Wie bei allen Dingen im Leben braucht es seine Zeit, sich auf den Rhythmus von etwas Neuem einzulassen. Jeder Mensch trägt in sich eine schöpferische Kraft, die bei vielen total verschüttet worden ist. Ein gutes, anregendes Zusammenwirken im Team kann hier bisher nicht geglaubte oder verstaubte Talente wieder an die Oberfläche bringen“. Er ist sicher: Das Team kennt sich selbst am besten. Es sollte auch die Verantwortung übernehmen, festzulegen, wieviel Freiheiten und wie viele Regeln wichtig sind, um gemeinsam die Projekt-Ziele zu erreichen. Menzingers Fazit: „Ich halte es für praktikabel, dass das Team sich seine eigene optimale Hybrid-Lösung zusammenstellt und verfeinert und anpasst, wenn es hakt oder nicht auf Anhieb funktioniert“.
Was am Ende des ersten Quartals 2020 in Deutschland und weltweit begonnen hat, setzt sich in verschiedenen Ausprägungen bis heute fort: Büro-Mitarbeiter sollen so oft wie möglich ins Homeoffice. In erster Linie, um „unnötige Kontakte“ zu vermeiden. Nicht vollständig geklärt ist, wie Unternehmen dieses „neue Arbeiten“ zwischen Büro-Arbeitsplatz und Homeoffice oder Küchentisch organisieren und regeln können. Wie sollen Führungskräfte ihre Leitungs-Skills einsetzen, wenn sie ihre Mitarbeiter nur noch auf dem Bildschirm sehen und überhaupt nicht mehr persönlich treffen, ob im Meeting, bei der Abteilungsfeier oder in der Kantine? Und wie kommen die Mitarbeiter damit zurecht, dass sie eventuell in Präsenz-Zeiten im Büro nicht mehr am gewohnten eigenen Arbeitsplatz sitzen „dürfen“, sondern sich jedes Mal neu einen „Hot-Desk“ auswählen müssen?
Weitreichende Veränderungen für Unternehmen jeder Größe
Markus Menzinger macht dazu klar: „Die Herausforderung, von heute auf morgen unseren Arbeitsmodus umzustellen, haben wir in Deutschland sensationell bewältigt. Aber diese Phase dauert weiterhin an und bringt für Unternehmen jeder Größe weitreichende Veränderungen mit sich. Als moderner Chef komme ich schon lange ohne ‚standesgemäßes‘ eigenes Büro aus. Ich nehme mir einen Sitz-Platz zum Arbeiten, wo gerade Platz zur Verfügung steht. Dazu brauchte ich keine Krisenerfahrung“. Doch der Inhaber der Office Group GmbH stellte auch fest, dass sich nicht wenige Mitarbeiter zunächst damit schwertaten, den neuen Modus „Desk-Sharing“ optimal in die Praxis umzusetzen. Wie bei regelmäßigen Treffen in Meeting- und Konferenz-Räumen suchten sich viele immer wieder denselben Sitz- und Arbeitsplatz. Nur langsam entdeckte jeder, wie die verschiedenen Möglichkeiten der Arbeitswelt jeweils eigene, optimale Bedingungen zur Verfügung stellen.
Die Gründe für ein gewisses „Fremdeln“ mit dem Neuen liegen auf der Hand. Menzinger: „Für die Mitarbeiter hat es zweifellos eine Bedeutung, in die Firma zu kommen und einen individuell eingerichteten Arbeitsplatz vorzufinden. Wer sich allerdings ernsthaft mit den verschiedenen Aufgaben eines Büro-Arbeitstages auseinandersetzt, wird erkennen, warum sich die gesamte Arbeitswelt derzeit massiv verändert. Die Herausforderungen an unsere Selbst-Organisation lassen uns intensiv reflektieren, welches Arbeitsumfeld wir für welche Aufgabe benötigen. Uns so sind wir schneller als gedacht bei den Potenzialen des ‚Hybriden Arbeitens‘ in der neuen Arbeitswelt“.
Die Lösung: Eine intuitive Arbeitswelt
Lösungsmöglichkeiten liegen für den Experten auf der Hand. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern künftig eine intuitive Arbeitswelt zur Verfügung stellen, wo sie je nach aktuellem Bedarf gestalten, lernen, konzentriert arbeiten und sich gegenseitig inspirieren können. Dann kann jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, wann die Arbeitswelt in der Firmenzentrale und wann das Homeoffice die bessere Wahl für die anfallenden Aufgaben ist. Und wann es eine gute Alternative sein kann, sich mit seinen Projekt-Kollegen im Business-Camping oder einem Coworking-Space zu treffen.
Menzinger sieht noch eine andere Frage: „Auf welcher Ebene wird künftig eigentlich entschieden, welche Hybrid-Lösung für das Unternehmen, den Bereich, die Abteilung, die Projektgruppe die beste Lösung ist? Bleibt das weiter Chef-Sache? Oder bekommen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freie Entscheidungsbefugnis, wann sie von wo aus die Aufgaben verrichten?“ Die Antwort liegt für Menzinger auf der Hand: „Außerhalb von Krisen-Zeiten, wo Homeoffice quasi zur Pflicht erklärt wird, sehe ich das Team, in dem die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ‚wirken‘, am besten geeignet, dies jeweils für einen bestimmten Turnus festzulegen und später gegebenenfalls anzupassen“. Denn das ‚allein vor sich Hinwerkeln‘ braucht für jeden Menschen eine ‚soziale‘ Ergänzung, ist sich der 55-Jährige (Bild) sicher. Im normalen Büroalltag gibt es eine Vielzahl flüchtiger und auch intensiver Begegnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zwischen einem „Guten Morgen“ beim Gang zum eigenen Arbeitsplatz über das „Hallo“ in der Druckerzentrale oder der Teeküche bis zum „Schönen Feierabend“ beim Verlassen des Büros gab es eine Vielzahl kurzer Begegnungsmomente. Ergänzt wurde dies den Arbeitstag über durch ausführliche Meetings, kurze Jour fixe oder intensive Projektabstimmungen. Begegnungen, kurzer Austausch und intensives Zusammenwirken zahlen somit ein in den sozialen Kit des Unternehmens.
Die Verantwortung liegt beim jeweiligen Team
Im eigenen Unternehmen hat Menzinger bereits seine Erfahrungen gemacht und bewertet. „Wenn ich erlebe, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Office Group auf unser Desksharing reagieren, sehe ich auch die Herausforderungen dieser neuen Arbeitsoptionen. Wie bei allen Dingen im Leben braucht es seine Zeit, sich auf den Rhythmus von etwas Neuem einzulassen. Jeder Mensch trägt in sich eine schöpferische Kraft, die bei vielen total verschüttet worden ist. Ein gutes, anregendes Zusammenwirken im Team kann hier bisher nicht geglaubte oder verstaubte Talente wieder an die Oberfläche bringen“. Er ist sicher: Das Team kennt sich selbst am besten. Es sollte auch die Verantwortung übernehmen, festzulegen, wieviel Freiheiten und wie viele Regeln wichtig sind, um gemeinsam die Projekt-Ziele zu erreichen. Menzingers Fazit: „Ich halte es für praktikabel, dass das Team sich seine eigene optimale Hybrid-Lösung zusammenstellt und verfeinert und anpasst, wenn es hakt oder nicht auf Anhieb funktioniert“.
