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22.06.2021 Hausbank München startet Prozessberatung für Hausverwalter

Die auf die Immobilienwirtschaft spezialisierte Hausbank München baut ihre Dienstleistungen für Hausverwalter weiter aus. Neben der Bereitstellung der kaufmännischen Software VS3, der CRM-Software VS3+, einer Mietkautionssoftware und einem Buchhaltungsservice berät das Institut ab sofort Hausverwalter rund um die Implementierung von Prozessen beim Einsatz der Hausbank-eigenen Softwaretools. „Im Zuge der Integration der Software beim Kunden haben wir festgestellt, dass Verwaltern die Prozesse dahinter fehlen“, sagt Rudolf Naßl, Mitglied des Vorstands der Hausbank München, verantwortlich für das Ressort Immobilienwirtschaft. „Aktuell bauen wir ein kleines Consulting-Team auf, um diese Lücke zu füllen“.

Die Idee, Hausverwaltern auch eine Beratung anzubieten, ist entstanden, als die Hausbank München letztes Jahr mit ihrer neuen CRM-Softwaresuite VS3+ an den Start gegangen ist. „Immer dann, wenn wir den Kunden auf seine Prozesse zur Abwicklung von Arbeitsabläufen angesprochen haben, stellten wir fest, dass keine solchen etabliert waren“, sagt Naßl. „Hier setzen wir mit unserer Beratung an“. Die Prozesse reichen von der Digitalisierung der klassischen Papierpostmappe über die Beauftragung von Wartungen und Reparaturen, die Abwicklung von Versicherungs- und Rechtsfällen und die Erstellung von Jahres- und Betriebskostenabrechnungen bis hin zur Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen.

„Insbesondere bei neuen Mitarbeitern und Übernahmen von neuen Wirtschaftseinheiten oder ganzen Hausverwaltungen können vorgeschriebene Prozesse die Einarbeitung sehr erleichtern“, ergänzt Naßl. „Darüber hinaus sind viele Kunden für Tipps und Tricks, wie Sie ihre Prozesse im Arbeitsalltag verschlanken, beschleunigen oder auch einfach für jedermann jederzeit nachvollziehbar gestalten können, sehr dankbar“.

Implementierung in zwei Schritten

Sandra Jäger, Abteilung Vertrieb Immobilienwirtschaft der Hausbank München, beschreibt den Beratungsansatz wie folgt: „Gemeinsam mit ein bis zwei Mitarbeitern des Kunden identifiziert der Berater zunächst die fehlenden Prozesse. Anschließend setzt er diese neu auf und bildet sie transparent ab, damit jeder Mitarbeiter den jeweiligen Arbeitsablauf unabhängig von anderen Mitarbeitern selbständig durchführen kann. Alle Prozesse werden zudem schriftlich festgehalten. Kurz gesagt: Es geht darum, sämtliche Prozesse mit einem einheitlichen Standard und für alle Mitarbeiter verständlich zu gestalten.“

In einem zweiten Schritt trägt der Berater die etablierten Prozesse und das Know-how mittels Schulungen und Workshops in die Breite des Unternehmens. Warum sie diese Aufgabe nicht dem Unternehmenschef überlässt: „Jeder von uns weiß, dass im Tagesgeschäft oftmals die Zeit fehlt, Prozesse zu entwickeln und Mitarbeiter zu schulen. Natürlich hilft es auch, dass Veränderungen durch Externe oft leichter angenommen werden“, erklärt Jäger, die vor ihrer Tätigkeit bei der Hausbank München fast zwei Jahrzehnte im Hausverwaltungsbereich tätig war.

Vor-Ort-Beratung wichtig

Während des Lockdowns fand die Beratung ausschließlich virtuell statt – mit sinkenden Inzidenzzahlen ist diese nun aber wieder live möglich. „Live hat den großen Vorteil, dass man schon beim Betreten des Unternehmens merkt, woran es fehlt. Nur vor Ort kann man sehen, ob Prozesse etabliert sind und wenn ja, wie sie optimiert werden können“, sagt Jäger. „Der Start muss persönlich erfolgen, die weitere Beratung kann dann auch virtuell ablaufen“.

Bestands- und Neukunden als Zielgruppe

Die Hausbank München bietet ihr Consulting primär Bestandskunden an, die bereits die Software VS3 oder VS3+ nutzen. Aber auch Neukunden, also Hausverwaltungen, die diese Software demnächst einsetzen wollen, oder Hausverwaltungs-Neugründer mit geringen personellen Ressourcen zählen zur Zielgruppe des Consulting-Teams des Münchner Bankinstituts. Naßl: „Hausverwaltungen haben eine hohe Mitarbeiterfluktuation und leiden unter dem Mangel an qualifiziertem Fachpersonal. Hier können wir einspringen und die fehlende Kraft beim Kunden ersetzen“.





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