26.04.2021 Back to Office: Sichere Rückkehr ins Büro muss geplant werden
Trotz der voranschreitenden Impfkampagne gegen COVID-19, ist die Rückkehr ins Büro noch immer in weiter Ferne. Umso wichtiger ist es, frühzeitig einen detaillierten Rückkehr-Plan zu erstellen, um den eigenen Mitarbeitenden eine möglichst sichere Rückkehr aus dem Home Office zu ermöglichen. SD Worx gibt Unternehmen vier Tipps, wie sie die Rückkehr ihrer Mitarbeitenden möglichst sicher gestalten können. Mittels Social Distancing, Contact Tracing und Smart Devices können Firmen unkompliziert und effektiv eine sichere Arbeitsfläche bieten.
Noch im Januar 2021 befürchteten 35 Prozent der Beschäftigten, sich bei der Arbeit oder auf dem Weg dorthin mit COVID-19 zu infizieren und die aktuellen Entwicklungen geben Grund zur Annahme, dass diese Sorge vorläufig nicht schwinden wird. Aktuell arbeiten rund 24 Prozent der Beschäftigten ausschließlich und 20 Prozent teilweise im Home Office. Für eine Anwesenheit im Büro schreibt der Gesetzgeber nun vor, dass Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeitenden Schnelltests zur Verfügung stellen und dass Kontakte auch unter Zuhilfenahme von Masken und Trennscheiben möglichst sicher sein müssen. Daneben gibt es eine Reihe weiterer Möglichkeiten die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen. Mit den Vorbereitungen dafür sollten Firmen rechtzeitig beginnen, damit sie jederzeit auf die sich ständig und schnell ändernden Bestimmungen reagieren können. SD Worx hat eine Checkliste mit vier wichtigen Tipps zusammengestellt, die eine sichere Rückkehr in die Büroräume gewährleisten:
1. Social Distancing am Arbeitsplatz
Sobald die Rückkehr in das Büro erneut möglich ist, wird zunächst nur eine begrenzte Zahl der Mitarbeitenden an ihre Arbeitsplätze zurückkehren können. Daher ist die Kontrolle der maximalen Belegung der Büros enorm wichtig. Mit gängigen Software-Lösungen ist das problemlos möglich. Diese Anwendungen sorgen für eine sofortige Übersicht über alle An- und Abwesenden aus den verschiedenen Teams. Die Mitarbeitenden beantragen ihre Anwesenheit im Büro und können im Teamkalender sehen, welche Kolleg*innen ebenfalls anwesend sind. Die Teamleiter*innen erfassen und genehmigen die Anwesenheiten digital und sparen damit zusätzlich viel Zeit in der Team- und Ressourcen-Planung. Dadurch lässt sich leicht kontrollieren, welche Arbeitsplätze besetzt sind, und das Social Distancing problemlos gewährleisten.
2. Contact Tracing für ein erhöhtes Sicherheitsgefühl
Unternehmen fällt das Contact Tracing leichter, wenn sie eine genaue Übersicht über die anwesenden Mitarbeitenden haben. Das bringt sofort einen entscheidenden Vorteil mit sich: Sollte jemand erkranken, stehen umgehend alle Informationen parat, um automatisch eine Liste möglicher Kontakte zu erstellen, die im fraglichen Zeitraum ebenfalls im Büro waren und mit der erkrankten Person zusammengearbeitet haben. Die Kontaktnachverfolgung übernehmen somit Arbeitgeber*innen und ermöglichen damit eine schnelle Reaktion, um eine Ausbreitung weitestgehend zu begrenzen. Ein effizientes Contact Tracing gibt allen Angestellten zudem ein erhöhtes Sicherheitsgefühl, denn sie haben die Gewissheit, dass ihr Unternehmen sie im Notfall schnell und ausführlich informieren kann.
3. Sichere Meetings vor Ort ermöglichen
Besonders der direkte Kontakt mit Kolleg*innen sowie Kund*innen fehlt aktuell. Ein Präsenzmeeting fördert die Kreativität und stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Parteien. Contact Tracing Lösungen sind problemlos skalierbar und können leicht durch eine Registrierung erweitert werden. Besucher*innen haben dann die Möglichkeit, sich über ein Tablet oder einen Bildschirm am Eingang anzumelden. Wenn im Eingangsbereich noch ein Thermoscanner verbaut ist, können alle ankommenden Personen direkt auch auf eine erhöhte Temperatur überprüft werden. Sollte alles unauffällig sein, können sie beispielsweise über einen QR-Code Zugang zu den benötigten Büro- und Konferenzräumen erhalten. Am Ende des Besuchs melden sich die Gäste wieder ab. Jedem Termin können so entscheidende Informationen wie die Teilnehmer*innen des Treffens sowie der Anfangs- und Endzeit zugeordnet werden. Über die vollständige Liste der externen Besucher*innen können dann die Kontakte lückenlos nachverfolgt werden. Nur so lässt sich im Ernstfall die Ausbreitung bei Infektion minimieren und ein reibungsloses Meeting mit internen und externen Kontakten gewährleisten.
4. Das Büro optimieren
Obwohl zunächst nur eine begrenzte Anzahl an Mitarbeitenden pro Quadratmeter aus dem Home Office zurückkehren wird, entstehen auch bei nur wenigen Anwesenden schnell Ballungsräume. Teams sollten daher in zwei Gruppen unterteilt werden, die die Bürofläche zu unterschiedlichen Zeiten nutzen. Das Arbeitsstättenrecht in Deutschland, welches Flächen pro Person, Arbeitsplatzmaße und Abstände definiert, gibt hier eine gute Orientierung zur Bestimmung der maximalen Kapazität der einzelnen Räume. Sind Räume bis an ihre Kapazitätsgrenze belegt, verbessern regelmäßiges Lüften und Raumluftfilter das Raumklima und verringern die Anzahl der Krankheitserreger. Die regelmäßige Reinigung und Desinfektion von gemeinsam genutzten Flächen sind enorm wichtig, denn saubere und aufgeräumte Schreibtische bieten Viren und Bakterien kaum Lebensraum. Gerade in Küchen und Aufzügen entstehen schnell große Gruppen und Abstände werden nicht eingehalten. Hier sind markierte Schutzabstände und Warteflächen empfehlenswert. Zusätzlich können versetzte Pausenzeiten Menschenansammlungen vorbeugen. Wer einen besseren Überblick über die Belegung der Räume wünscht, kann mittels Sensoren und modernem Office Equipment wie Konferenzkameras das eintretende und anwesende Personal zählen und bei Bedarf informieren, sollten sich zu viele Menschen im Raum befinden. In Zukunft wird ein virtueller Grundriss der Bürofläche dabei helfen, den zur Verfügung stehenden Raum in Zonen einzuteilen. In den Zonen können Manager*innen das Personal vorab auf die vorhandene Fläche verteilen und so Ansammlungen verhindern. Smart Devices verwehren dann den Zugang zu vollen Zonen.
Patrick Weber, Geschäftsführer der SD Worx Deutschland, fasst zusammen: „Die technischen Voraussetzungen sind oft schon gegeben. Einzelne Elemente wie die Einhaltung des Social Distancing per Planungs-Software oder Thermoscanner sind teilweise bereits vorhanden. Jetzt gilt es, ein ganzheitliches Konzept auszuarbeiten und dieses technologische Potenzial auszuschöpfen. Schließlich sehen wir auch, dass viele Beschäftigte ins Büro zurückkehren wollen. Wer jetzt anfängt zu planen, ist rechtzeitig bereit, seinen Mitarbeitenden eine sichere Arbeitsumgebung zu bieten. Langfristig erwarten wir eine Kombination aus Präsenzarbeit vor Ort und Arbeit aus dem Home Office heraus. Daher ist es nur ratsam, zeitnah die optimale Voraussetzungen für moderne und sichere Arbeitsplätze zu schaffen.“
Noch im Januar 2021 befürchteten 35 Prozent der Beschäftigten, sich bei der Arbeit oder auf dem Weg dorthin mit COVID-19 zu infizieren und die aktuellen Entwicklungen geben Grund zur Annahme, dass diese Sorge vorläufig nicht schwinden wird. Aktuell arbeiten rund 24 Prozent der Beschäftigten ausschließlich und 20 Prozent teilweise im Home Office. Für eine Anwesenheit im Büro schreibt der Gesetzgeber nun vor, dass Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeitenden Schnelltests zur Verfügung stellen und dass Kontakte auch unter Zuhilfenahme von Masken und Trennscheiben möglichst sicher sein müssen. Daneben gibt es eine Reihe weiterer Möglichkeiten die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen. Mit den Vorbereitungen dafür sollten Firmen rechtzeitig beginnen, damit sie jederzeit auf die sich ständig und schnell ändernden Bestimmungen reagieren können. SD Worx hat eine Checkliste mit vier wichtigen Tipps zusammengestellt, die eine sichere Rückkehr in die Büroräume gewährleisten:
1. Social Distancing am Arbeitsplatz
Sobald die Rückkehr in das Büro erneut möglich ist, wird zunächst nur eine begrenzte Zahl der Mitarbeitenden an ihre Arbeitsplätze zurückkehren können. Daher ist die Kontrolle der maximalen Belegung der Büros enorm wichtig. Mit gängigen Software-Lösungen ist das problemlos möglich. Diese Anwendungen sorgen für eine sofortige Übersicht über alle An- und Abwesenden aus den verschiedenen Teams. Die Mitarbeitenden beantragen ihre Anwesenheit im Büro und können im Teamkalender sehen, welche Kolleg*innen ebenfalls anwesend sind. Die Teamleiter*innen erfassen und genehmigen die Anwesenheiten digital und sparen damit zusätzlich viel Zeit in der Team- und Ressourcen-Planung. Dadurch lässt sich leicht kontrollieren, welche Arbeitsplätze besetzt sind, und das Social Distancing problemlos gewährleisten.
2. Contact Tracing für ein erhöhtes Sicherheitsgefühl
Unternehmen fällt das Contact Tracing leichter, wenn sie eine genaue Übersicht über die anwesenden Mitarbeitenden haben. Das bringt sofort einen entscheidenden Vorteil mit sich: Sollte jemand erkranken, stehen umgehend alle Informationen parat, um automatisch eine Liste möglicher Kontakte zu erstellen, die im fraglichen Zeitraum ebenfalls im Büro waren und mit der erkrankten Person zusammengearbeitet haben. Die Kontaktnachverfolgung übernehmen somit Arbeitgeber*innen und ermöglichen damit eine schnelle Reaktion, um eine Ausbreitung weitestgehend zu begrenzen. Ein effizientes Contact Tracing gibt allen Angestellten zudem ein erhöhtes Sicherheitsgefühl, denn sie haben die Gewissheit, dass ihr Unternehmen sie im Notfall schnell und ausführlich informieren kann.
3. Sichere Meetings vor Ort ermöglichen
Besonders der direkte Kontakt mit Kolleg*innen sowie Kund*innen fehlt aktuell. Ein Präsenzmeeting fördert die Kreativität und stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Parteien. Contact Tracing Lösungen sind problemlos skalierbar und können leicht durch eine Registrierung erweitert werden. Besucher*innen haben dann die Möglichkeit, sich über ein Tablet oder einen Bildschirm am Eingang anzumelden. Wenn im Eingangsbereich noch ein Thermoscanner verbaut ist, können alle ankommenden Personen direkt auch auf eine erhöhte Temperatur überprüft werden. Sollte alles unauffällig sein, können sie beispielsweise über einen QR-Code Zugang zu den benötigten Büro- und Konferenzräumen erhalten. Am Ende des Besuchs melden sich die Gäste wieder ab. Jedem Termin können so entscheidende Informationen wie die Teilnehmer*innen des Treffens sowie der Anfangs- und Endzeit zugeordnet werden. Über die vollständige Liste der externen Besucher*innen können dann die Kontakte lückenlos nachverfolgt werden. Nur so lässt sich im Ernstfall die Ausbreitung bei Infektion minimieren und ein reibungsloses Meeting mit internen und externen Kontakten gewährleisten.
4. Das Büro optimieren
Obwohl zunächst nur eine begrenzte Anzahl an Mitarbeitenden pro Quadratmeter aus dem Home Office zurückkehren wird, entstehen auch bei nur wenigen Anwesenden schnell Ballungsräume. Teams sollten daher in zwei Gruppen unterteilt werden, die die Bürofläche zu unterschiedlichen Zeiten nutzen. Das Arbeitsstättenrecht in Deutschland, welches Flächen pro Person, Arbeitsplatzmaße und Abstände definiert, gibt hier eine gute Orientierung zur Bestimmung der maximalen Kapazität der einzelnen Räume. Sind Räume bis an ihre Kapazitätsgrenze belegt, verbessern regelmäßiges Lüften und Raumluftfilter das Raumklima und verringern die Anzahl der Krankheitserreger. Die regelmäßige Reinigung und Desinfektion von gemeinsam genutzten Flächen sind enorm wichtig, denn saubere und aufgeräumte Schreibtische bieten Viren und Bakterien kaum Lebensraum. Gerade in Küchen und Aufzügen entstehen schnell große Gruppen und Abstände werden nicht eingehalten. Hier sind markierte Schutzabstände und Warteflächen empfehlenswert. Zusätzlich können versetzte Pausenzeiten Menschenansammlungen vorbeugen. Wer einen besseren Überblick über die Belegung der Räume wünscht, kann mittels Sensoren und modernem Office Equipment wie Konferenzkameras das eintretende und anwesende Personal zählen und bei Bedarf informieren, sollten sich zu viele Menschen im Raum befinden. In Zukunft wird ein virtueller Grundriss der Bürofläche dabei helfen, den zur Verfügung stehenden Raum in Zonen einzuteilen. In den Zonen können Manager*innen das Personal vorab auf die vorhandene Fläche verteilen und so Ansammlungen verhindern. Smart Devices verwehren dann den Zugang zu vollen Zonen.
Patrick Weber, Geschäftsführer der SD Worx Deutschland, fasst zusammen: „Die technischen Voraussetzungen sind oft schon gegeben. Einzelne Elemente wie die Einhaltung des Social Distancing per Planungs-Software oder Thermoscanner sind teilweise bereits vorhanden. Jetzt gilt es, ein ganzheitliches Konzept auszuarbeiten und dieses technologische Potenzial auszuschöpfen. Schließlich sehen wir auch, dass viele Beschäftigte ins Büro zurückkehren wollen. Wer jetzt anfängt zu planen, ist rechtzeitig bereit, seinen Mitarbeitenden eine sichere Arbeitsumgebung zu bieten. Langfristig erwarten wir eine Kombination aus Präsenzarbeit vor Ort und Arbeit aus dem Home Office heraus. Daher ist es nur ratsam, zeitnah die optimale Voraussetzungen für moderne und sichere Arbeitsplätze zu schaffen.“
