16.03.2021 Bauträger-Software: Kontrolle über das Zahlenspiel auf der Baustelle
Bauträger zu sein bedeutet nicht nur, Häuser zu errichten. Dahinter verbirgt sich ein diffuses Zahlenspiel. Denn neben der Arbeit auf der Baustelle mit Architekten, Bauleitern und diversen Handwerkern, geht es auch um Kostenkalkulationen, Controlling und die Verarbeitung von Rechnungen. Gerade bei Großprojekten kommen hier allerhand Dokumente zusammen. Im Vorteil ist hier, wer seine Daten und Arbeitsprozesse digitalisiert.
Die Hürden für eine erfolgreiche Digitalisierung liegen oftmals an der mangelnden Akzeptanz bei den beteiligten Personen und den festgefahrenen Abläufen. Nicht selten drücken Handwerker ihre Rechnungen dem Bauleiter direkt auf der Baustelle in die Hand, diesem fehlt dann vor Ort natürlich der Scanner, um das Dokument direkt zu digitalisieren. Stattdessen zeichnet er es händisch ab und gibt es an die Buchhaltung weiter, die im Grunde für das Verarbeiten von Rechnungen zuständig ist. Das geschieht nicht immer sofort und es geht wertvolle Zeit verloren, wenn eine Rechnung unbearbeitet in der Tasche des Bauleiters liegt. So stehen sich Bauleiter und Controller gegenüber und arbeiten eher gegen- als miteinander. Das kostet wertvolle Arbeitszeit, somit auch Geld und sorgt mitunter für Verärgerung.
Dabei profitieren von einem digitalen Workflow nicht nur die Buchhalter. Auch Bauleiter und Handwerker können einigen Nutzen daraus ziehen: Rechnungen liegen nicht länger in Papierform vor, gehen nicht verloren, durchlaufen die Buchhaltung transparenter und schneller. Der Bauleiter muss sich nicht unmittelbar auf der Baustelle mit dem „Papierkram“ befassen, sondern kann sich separate Zeitfenster für das Prüfen der Rechnungen freiräumen – wenn er eben im Büro ist. Und der Handwerker erhält seine Zahlung eher, wenn die Buchhaltung seine Rechnungen schneller und einfacher bearbeiten kann.
Dokumenten-Management-System als Ergänzung
Konkret setzt die Digitalisierung bei der Buchhaltung an. Kostenrechnung, laufende Zahlungen, Bankauszüge und so weiter lassen sich mit einem Dokumenten-Management-System einfach und schnell erstellen und abwickeln. Idealerweise verfügt so ein Programm auch über eine Schnittstelle zum Baubuch, der Planungsansatz des Projektes kann dann direkt im System hinterlegt werden. Im Gegensatz zu AVA-Programmen (Auftrag-Vergabe-Abrechnung), mit denen Bauunternehmer bereits arbeiten und die die Aufträge und Rechnungen mit den verschiedenen Gewerken verwaltet, rechnet eine spezielle Software für Bauträger weitere Kosten wie Grundsteuer, Notargebühren und Versicherungsabschläge ein. Auch, welche Zahlungen mit welchem Baufortschritt geleistet werden müssen oder bei direkter Weitervermarktung wiederum eingehen, ist hier ersichtlich. Der Bauträger sieht so jederzeit, ob die geplanten Kosten den tatsächlichen entsprechen, wie viel das Bauprojekt insgesamt kostet, in welcher Höhe er ein Zwischendarlehen aufnehmen muss und hat einen Überblick über seine Gewinnmarge. AVA-Programme reichen als Einzellösung also nicht mehr aus, um die Workflows effizient und transparent zu gestaltet.
Ist eine Schnittstelle zum Baubuch vorhanden, werden all diese Informationen hier direkt hinterlegt und müssen nicht länger händisch aus dem AVA-Programm übernommen werden. Für Controller bedeutet dies eine enorme Arbeitserleichterung, da sie sich nicht länger um das Erstellen der Ist-Zahlen kümmern müssen, sondern diese vom System errechnet werden.
Daten und Arbeitsprozesse zu digitalisieren ist im Grunde für Unternehmen jeder Größe sinnvoll. Die Bauträgersoftware SYSTEM\R2000® der Hübschmann GmbH beispielsw richtet sich vor allem aber an große Bauträger, die mehrere Firmen haben und in ihre Projekte Millionen investieren. Nicht etwa, weil das Programm so teuer wäre – die Kosten für ein solches Dokumenten-Management-System sind vor allem gemessen an den sonstigen Investitionen, die ein Bauträger tätigen muss, relativ gering. Für Großunternehmer ist der Nutzen der Bauträgersoftware einfach höher, da bei ihnen Unmengen an Daten anlaufen und verarbeitet werden müssen.
Digitaler Workflow: Nutzen für Gegenwart und Zukunft
Die Rahmenbedingungen für einen optimalen Workflow im Bauprojekt sind mit einer solchen Bauträgersoftware gegeben. Im Idealfall reicht jeder Handwerker seine Rechnung direkt elektronisch ein. Im Dokumenten-Management-System lassen sich zu der Rechnung Informationen zum Projekt und Gewerk hinterlegen. Der Bauleiter, der jede Rechnung gegenzeichnen muss, erhält dann eine Benachrichtigung, dass eine neue Rechnung vorliegt. Da er im System über ein Passwort autorisiert ist, kann er das Dokument digital freizeichnen oder gegebenenfalls kürzen. Sämtliche Daten, die während eines Bauprojekts anfallen, sind so im System gespeichert und damit vor Verlust geschützt. Sie können von autorisierten Personen auch unabhängig voneinander eingesehen werden. Das spart Zeit, da eine Rechnung auf Papier nicht mehr händisch weitergegeben werden muss oder auf dem Schreibtisch des einen liegt, während ein anderer sie bearbeiten könnte.
Alle Arbeitsprozesse werden dank ihrer Digitalisierung transparent und nachvollziehbar. Wurden zum Beispiel bereits an ein Gewerk für gewisse Baufortschritte Abschlagsrechnungen gezahlt, sind diese mit den entsprechenden Informationen und Vermerken hinterlegt. Das Prüfen der Endabrechnung geht dann viel schneller von der Hand.
Zudem ergeben sich für neue Projekte große Vorteile. Denn die alten Dokumente sind dank Recherchefunktion viel schneller wiederauffindbar. Zusätzlich lassen sich Bemerkungen hinterlegen – zum Beispiel, ob ein Handwerker besonders zuverlässig gearbeitet hat und deshalb für weitere Projekte beauftragt werden soll.
Fazit
Für Bauträger bietet die Digitalisierung einen großen Nutzen: Elektronisch erfasste Dokumente sind sicher gespeichert, für autorisierte Personen jederzeit zugänglich und lassen sich auch nach einiger Zeit noch leicht wiederfinden. Laufen die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung gänzlich digital ab, werden sie deutlich vereinfacht, beschleunigt und transparenter. Die Zeit- und somit Kostenersparnis ist enorm. Zudem behalten Bauträger stets selbst den Überblick über ihre Buchhaltung.
Die Hürden für eine erfolgreiche Digitalisierung liegen oftmals an der mangelnden Akzeptanz bei den beteiligten Personen und den festgefahrenen Abläufen. Nicht selten drücken Handwerker ihre Rechnungen dem Bauleiter direkt auf der Baustelle in die Hand, diesem fehlt dann vor Ort natürlich der Scanner, um das Dokument direkt zu digitalisieren. Stattdessen zeichnet er es händisch ab und gibt es an die Buchhaltung weiter, die im Grunde für das Verarbeiten von Rechnungen zuständig ist. Das geschieht nicht immer sofort und es geht wertvolle Zeit verloren, wenn eine Rechnung unbearbeitet in der Tasche des Bauleiters liegt. So stehen sich Bauleiter und Controller gegenüber und arbeiten eher gegen- als miteinander. Das kostet wertvolle Arbeitszeit, somit auch Geld und sorgt mitunter für Verärgerung.
Dabei profitieren von einem digitalen Workflow nicht nur die Buchhalter. Auch Bauleiter und Handwerker können einigen Nutzen daraus ziehen: Rechnungen liegen nicht länger in Papierform vor, gehen nicht verloren, durchlaufen die Buchhaltung transparenter und schneller. Der Bauleiter muss sich nicht unmittelbar auf der Baustelle mit dem „Papierkram“ befassen, sondern kann sich separate Zeitfenster für das Prüfen der Rechnungen freiräumen – wenn er eben im Büro ist. Und der Handwerker erhält seine Zahlung eher, wenn die Buchhaltung seine Rechnungen schneller und einfacher bearbeiten kann.
Dokumenten-Management-System als Ergänzung
Konkret setzt die Digitalisierung bei der Buchhaltung an. Kostenrechnung, laufende Zahlungen, Bankauszüge und so weiter lassen sich mit einem Dokumenten-Management-System einfach und schnell erstellen und abwickeln. Idealerweise verfügt so ein Programm auch über eine Schnittstelle zum Baubuch, der Planungsansatz des Projektes kann dann direkt im System hinterlegt werden. Im Gegensatz zu AVA-Programmen (Auftrag-Vergabe-Abrechnung), mit denen Bauunternehmer bereits arbeiten und die die Aufträge und Rechnungen mit den verschiedenen Gewerken verwaltet, rechnet eine spezielle Software für Bauträger weitere Kosten wie Grundsteuer, Notargebühren und Versicherungsabschläge ein. Auch, welche Zahlungen mit welchem Baufortschritt geleistet werden müssen oder bei direkter Weitervermarktung wiederum eingehen, ist hier ersichtlich. Der Bauträger sieht so jederzeit, ob die geplanten Kosten den tatsächlichen entsprechen, wie viel das Bauprojekt insgesamt kostet, in welcher Höhe er ein Zwischendarlehen aufnehmen muss und hat einen Überblick über seine Gewinnmarge. AVA-Programme reichen als Einzellösung also nicht mehr aus, um die Workflows effizient und transparent zu gestaltet.
Ist eine Schnittstelle zum Baubuch vorhanden, werden all diese Informationen hier direkt hinterlegt und müssen nicht länger händisch aus dem AVA-Programm übernommen werden. Für Controller bedeutet dies eine enorme Arbeitserleichterung, da sie sich nicht länger um das Erstellen der Ist-Zahlen kümmern müssen, sondern diese vom System errechnet werden.
Daten und Arbeitsprozesse zu digitalisieren ist im Grunde für Unternehmen jeder Größe sinnvoll. Die Bauträgersoftware SYSTEM\R2000® der Hübschmann GmbH beispielsw richtet sich vor allem aber an große Bauträger, die mehrere Firmen haben und in ihre Projekte Millionen investieren. Nicht etwa, weil das Programm so teuer wäre – die Kosten für ein solches Dokumenten-Management-System sind vor allem gemessen an den sonstigen Investitionen, die ein Bauträger tätigen muss, relativ gering. Für Großunternehmer ist der Nutzen der Bauträgersoftware einfach höher, da bei ihnen Unmengen an Daten anlaufen und verarbeitet werden müssen.
Digitaler Workflow: Nutzen für Gegenwart und Zukunft
Die Rahmenbedingungen für einen optimalen Workflow im Bauprojekt sind mit einer solchen Bauträgersoftware gegeben. Im Idealfall reicht jeder Handwerker seine Rechnung direkt elektronisch ein. Im Dokumenten-Management-System lassen sich zu der Rechnung Informationen zum Projekt und Gewerk hinterlegen. Der Bauleiter, der jede Rechnung gegenzeichnen muss, erhält dann eine Benachrichtigung, dass eine neue Rechnung vorliegt. Da er im System über ein Passwort autorisiert ist, kann er das Dokument digital freizeichnen oder gegebenenfalls kürzen. Sämtliche Daten, die während eines Bauprojekts anfallen, sind so im System gespeichert und damit vor Verlust geschützt. Sie können von autorisierten Personen auch unabhängig voneinander eingesehen werden. Das spart Zeit, da eine Rechnung auf Papier nicht mehr händisch weitergegeben werden muss oder auf dem Schreibtisch des einen liegt, während ein anderer sie bearbeiten könnte.
Alle Arbeitsprozesse werden dank ihrer Digitalisierung transparent und nachvollziehbar. Wurden zum Beispiel bereits an ein Gewerk für gewisse Baufortschritte Abschlagsrechnungen gezahlt, sind diese mit den entsprechenden Informationen und Vermerken hinterlegt. Das Prüfen der Endabrechnung geht dann viel schneller von der Hand.
Zudem ergeben sich für neue Projekte große Vorteile. Denn die alten Dokumente sind dank Recherchefunktion viel schneller wiederauffindbar. Zusätzlich lassen sich Bemerkungen hinterlegen – zum Beispiel, ob ein Handwerker besonders zuverlässig gearbeitet hat und deshalb für weitere Projekte beauftragt werden soll.
Fazit
Für Bauträger bietet die Digitalisierung einen großen Nutzen: Elektronisch erfasste Dokumente sind sicher gespeichert, für autorisierte Personen jederzeit zugänglich und lassen sich auch nach einiger Zeit noch leicht wiederfinden. Laufen die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung gänzlich digital ab, werden sie deutlich vereinfacht, beschleunigt und transparenter. Die Zeit- und somit Kostenersparnis ist enorm. Zudem behalten Bauträger stets selbst den Überblick über ihre Buchhaltung.