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Aktuelles (03/2004, Wien)
Revolution im Büro

der Weg zum QUALITY OFFICE
Entwicklung von Zukunftsperspektiven


Die Bürowelt verändert sich derzeit mit immer größerer Geschwindigkeit. Hauptursache ist die progressiv steigende Zahl der Wissensarbeiter. McKinsey hat die Arbeitswelt analysiert und kommt in einer Studie zu folgenden Ergebnissen: So betrug der Anteil der Arbeiter, die manuell tätig waren, um 1900 noch 83 % der Arbeitswelt, der Anteil der Wissensarbeiter lediglich 17 %. Um 1930 verhielt sich das Verhältnis Arbeiter zu Wissensarbeitern bereits 70 % zu 30 %. Um 1960 wurde der Wendepunkt erreicht mit ca. 51 % Arbeitern und 49 % Wissensarbeitern. Zur Jahrtausendwende betrug der Anteil der Arbeiter nurmehr 38 % und der der Wissensarbeiter bereits 62 %, und für das Jahr 2030 rechnet man sogar mit 70 % Wissensarbeitern.

Andererseits haben sich Unternehmenskulturen verändert. International tätige Firmen sind viel mobiler geworden. Den Veränderungen auf den Märkten folgen organisatorische Umstrukturierungen, die sogenannte "Konzentration auf Kernkompetenzen³ ist nicht mehr mit firmeneigenen Immobilien zu vereinbaren, die sich im Anlagevermögen niederschlagen.

Grundlage und Geschwindigkeit werden durch Neuerungen in den Bereichen Telekommunikation und Informationstechnologie vorgegeben. Globalisierung bestimmt das Wirtschaftsleben, die westlichen Märkte sind Angebotsmärkte, Wettbewerb und Verdrängung durch Innovation und aggressive Marketingstrategien sind die Folge.

Aber auch der Faktor Mensch verfolgt heute ganz andere Ziele und Werte. Die Kriegsgeneration war vom Arbeitsethos getragen, heute ist es die Freizeitorientierung, früher bestimmten Erfahrungen wirtschaftlicher Entbehrung und das politische Chaos Generationen, heute ist es die Wohlstandserfahrung und Genussorientierung. Ausgeprägte Sparbereitschaft diente der Zukunftssicherung, heute freuen sich die Kreditinstitute über hohe Verschuldungsbereitschaft und Gegenwartsorientierung. Man lebte mit und in Großfamilien und fühlte sich Konventionen verpflichtet, heute zählt Individualität. Bildung war früher Privileg, heute ist es Selbstverständlichkeit. Im Unternehmen sind massive Änderungen auf der Verhaltens-, Prozess- und Produktebene die Folge. Zählten früher Hard Facts, Richtlinien und Anweisungen, Kontrolle, Statussymbole und der Mitarbeiter als Kostenfaktor, sind es heute Soft Facts, Sozialkompetenz und Eigenverantwortung, Vertrauen, Teamfähigkeit und der Mitarbeiter als Teil des Human Capitals. Auf der Prozessebene beherrschte der Taylorismus mit Funktionsorientierung, Aufgabenbündelung, Hierarchie und starren Prozessen die Arbeitswelt. Heute sind kundenorientierte Prozesse, ganzheitliche Prozessketten, die "Lernende Organisation², Projektteams und -gruppen sowie hohe Dynamik die Voraussetzungen für Erfolg.

Büro ist das Abbild von Organisation auf Flächen. Büro ­ und damit das gesamte organisatorische Umfeld ­ muss heute rasch auf Veränderungen reagieren können und optimale Rahmenbedingungen ermöglichen. Flexibilität der Ausbausysteme und Individualisierbarkeit bei der Ausgestaltung sollen rasch zum richtigen Arbeitsumfeld verhelfen. Die beste Büroform ist weder das Einzel-, Zellen-, Gruppen-, Kombi- oder Großraumbüro noch der Office Club und das nonterritoriale Büro, sondern eine Mischung aus Rahmenbedingungen, die alle diese Büroformen zulassen, und Systemen, die Veränderungen rasch und ohne Beeinträchtigung des Betriebes zu günstigen Kosten gewährleisten. Für die Optimierung des Gesamtszenarios Büro haben wir den Begriff QUALITY OFFICE geprägt. Hier geht es darum, optimale Arbeitsbedingungen und Konditionen für Mitarbeiter, Unternehmen, Kunden und Besucher in Abstimmung mit dem Gebäudebetreiber zu finden. Was verstehen wir unter QUALITY OFFICE?

Nachfolgend haben wir einige Teilaspekte aufgeführt, wobei das QUALITY OFFICE in der Optimierung der Einzelbereiche und ihrer Wechselbeziehungen zueinander steht.

  • Optimierung des Abbilds Organisation auf Flächen als übergeordnete Aufgabe
  • Optimierung der Gebäude-Dimensionierung (Flächen und Flexibilität) wie Raster, Raumbreiten, Trakttiefen
  • Optimierung der Gebäudekerne und technischer Versorgungseinrichtungen
  • Optimierung von Office-Funktionsbereichen (Administration, Kommunikation, Regeneration, Ablage, Archiv, Technik, etc.) und Wechselbeziehungen zueinander
  • Optimierung der horizontalen und vertikalen Gebäude-Erschließung (Lobby, Gänge, Lifte, Stiegenhäuser etc.)
  • Optimierung der Gebäude- und Büroflächenversorgung (LKW-Zufahrten, Lademöglichkeiten etc.)
  • Optimierung der Voraussetzungen für optimale Abläufe (Kommunikations- und Belegfluss, Work Flow, Paper Management).
  • Darstellung und Schaffung von Kommunikationsbereichen und Einrichtungen
  • Darstellung und Schaffung von Regenerationsbereichen und Einrichtungen
  • Optimierung von Archiv- und Ablageorganisation
  • Entwicklung von Zukunftsperspektiven
  • Schaffung optimaler technischer Rahmenbedingungen (Klima, Belüftung, Belichtung, Beleuchtung, Akustik, Ausbausysteme, Doppelboden etc.)
  • Optimierung von Büroflächen-Veränderbarkeit und Zonierungsszenarien (unterschiedliche Büroformen)
  • Schaffung von Identifikationsfaktoren für den Nutzer durch das Gebäude und die Ausstattung
  • Optimierung der Gebäude-Verwertbarkeit
  • Nutzeroptimierte Büroflächen, die jegliche Veränderung und rasche Anpassung zulassen

Letztendlich geht es aber auch um den laufenden Betrieb, die Betreuung durch das Facility Management und die hundertprozentige Servicierung. Die Gewährleistung funk- tionierender Rahmenbedingungen kann nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens zählen. Wir bezeichnen diese Kernkompetenz als Primärkompetenz, auf der die Unternehmenswertschöpfung basiert. Sämtliche Bereiche, die mit der Bereitstellung und Erhaltung der Rahmenbedingungen erst die Voraussetzungen für das Funktionieren von Unternehmen darstellen, werden zunehmend ausgelagert und professionellen Partnern überlassen. Buchhaltung, Rechts- und Steuerberatung, Rechnungslegung, Zahlungseingangsverwaltung und Mahnwesen werden zunehmend extern wahrgenommen. Aber auch das gesamte OFFICE MANAGEMENT, das in der Projek- tierung und Koordination von Veränderungsszenarien, der laufenden Mitarbeiter-Betreuung und einer riesigen Service-Palette besteht, kann von externen Profis wahrgenommen werden.

Neben dem Mietpreis je m2 Bürofläche und den Betriebskosten wird für einen fixen Preis je m2 ein vollausgestattetes Büro mit kompletter Infrastruktur und sämtlicher erforderlicher Services angemietet. Der Nutzer erspart sich den Aufbau eigener Ressourcen in Sekundärkompetenzen, vor allem aber sind Professionalität und Kontinuität gewährleistet. Natürlich kann und muss ein externer Partner rasch auf Veränderungen reagieren und das Service-Portfolio laufend dem Bedarf anpassen. Alles Teilaspekte des QUALITY OFFICES.

QUALITY OFFICE ist ein Qualitätsprädikat, ein Synonym für funktionierende Büroflächen, die Zukunftsperspektiven eröffnen. Das QUALITY OFFICE ist ein unersetzliches Werkzeug für das moderne Unternehmen, Mitarbeiter zu motivieren, Unternehmenskultur darzustellen, Effizienz zu gewährleisten und Kosteneinsatz zu optimieren. "Heute schon tun, woran andere erst morgen denken, denn nur beständig ist der Wandel³ (Heraklit 480 v. Chr.) ­ ein Zitat, das heute mehr Aktualität hat denn je. Ideen sind nur soviel wert wie ihre Umsetzung, und Erfolg braucht Rahmenbedingungen ­ dafür steht das QUALITY OFFICE.

Facts:
InfoAndreas Gnesda
Geschäftsführender Gesellschafter
von GNESDA OFFICE CONSULT
Büroplanung, Beratung und Projektmanagement für Nutzer und Investoren
Lektor an der Fachhochschule
für FM in Kufstein
AdresseWilhelminenstraße 11
1160 Wien
Emailgnesda@gnesda.com


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